チームの共有事項を確認し、会社全体での生産性を上げるためにはミーティングが大切だと考えられてきました。日常的にミーティングを行っている企業も多いでしょう。
しかし、そのミーティングは意味のあるものになっているでしょうか？ダラダラと1時間以上座っていた挙句、終わった後には結局何も決まってない…という事態に。
今回はミーティングを効率化し、きちんと意味のあるものにするためのアイディアをご紹介します。
ミーティングが非効率的で長時間になる原因は？
そもそも、なぜミーティングは非効率的で長時間になってしまうのでしょうか？考えられる原因は3つあります。
- 誰も発言しない
- 議論が盛り上がりすぎる
- 意味のない議論をしている
例えば、社長が「意見を募集します。何かありませんか？」と問いかけても、誰も手を挙げない…という経験はありませんか？結局社長が1人でしゃべり通して終わりというパターンです。
逆に議論が盛り上がりすぎて、想定時間を超えてしまうこともあります。白熱するのはかまいませんが、大事なのはミーティング後の行動のはずです。
そして一番やってはいけないのが、意味のない議論をすることです。ペーパーレス化をするべきかどうか、清掃の当番決め、産休に入る人の穴埋めを誰がするかなど。
これはミーティングで決めるようなことではありません。リーダーが決定して、割り振ればいいだけです。
さて、自分たちのミーティングを非効率にしている原因は何だったでしょうか？
ミーティング・会議に取り入れたい10のアイディア
ミーティングが非効率だなと感じたら、それ以上時間を無駄にする前に早速改善しましょう。
ここでは効率的にするためにミーティングに取り入れたいアイディアを10個ご紹介します。
不要なミーティングは「しない」と決める
突き詰めてしまえば、一番効率的なのは不要なミーティングを「しない」ことだと言えます。
最近は便利なタスク管理ツールや共有ツールがあるので、こうしたツールを使うだけでミーティングは8割減らせるのです。
例えば、
- 毎週行っている「定例ミーティング」をなくす
- 何かを決めるわけでもなく、単に情報を共有するだけの「共有会議」をなくす
こうしたミーティングをしないだけで、それまで割り当てていた1時間を他の業務に有効活用できるでしょう。
30分以内に切り上げる
ミーティングの時間は長ければ良いというものではありません。むしろ制限時間が短いほど人は集中力を発揮するので、頭がよく働きます。
できれば1回のミーティングは30分以内に切り上げましょう。
例えば、壁に大きなタイマーをセットして、誰もが「残り時間」を確認できるようにするといいですね。
時間が来るまで「他にありませんか？」と聞き続けるのではなく、答えが出たらさっさと切り上げてしまうことも大事です。
参加人数を絞る
ミーティング中も時給が発生しているという考え方をするのもおすすめです。
時給3000円の社員が20人でミーティングをすれば、6万円のコストがかかっている計算になります。
しかし、ミーティングに20人も30人も必要でしょうか？10人に絞っても困ることはほぼないでしょう。
参加人数を絞ればミーティングにかけるコストが少なくなり、その分もっと意味のある業務にコストをかけられるはずです。
会議時間の工夫
ミーティングを開催する時間も工夫しましょう。
思考が必要な会議なら10時〜14時の間の、ランチ前に行うのが最適。人の集中力が高まる時間帯です。
一方で記憶が必要な会議は16時〜20時の間に行います。仕事の終わりが見えてくると脳がクリアになるので、勉強会やセミナーの開催もこの時間がいいですね。
議事録を取る
ミーティングではきちんと議事録を取っていますか？参加者それぞれのメモだけに頼っていると、それぞれ解釈が違っていて再びミーティングが必要になることも。
誰か議事録の係を決めるか、録音機器を使って録音し、議事録を作成したら参加者に配ります。
ミーティング内容の再確認をすることで、不要なミーティングの発生を防ぎましょう。
タスク管理ツールを導入する
タスク管理ツールはプロジェクトごとのタスクの進捗状況を確認したり、共有事項を全員に公開したりといった使い方ができます。
このタスク管理ツールを使えばミーティングそのものを減らし、より重要度の高いミーティングだけに集中できるのです。
何でもミーティングに頼ることをやめ、現代だからこそ使えるツールは徹底活用していきましょう！
全員が順番に発言する
いざミーティングをしても誰も発言しない。または、いつも発言する人と発言しない人が固定されている。
こういった事象は、発言しない人に「自分が頑張らなくても他の人がやってくれる」という心理が働くことが原因です。心理学では「リンゲルマン効果（社会的手抜き）」と言います。
それを防ぐため、ミーティングでは必ず全員が発言するというルールを設けることが大事。
すると誰もがミーティング前に自分の意見をまとめておいたり、ミーティング中もきちんと集中したり、さらにはより良い意見が出たりなどの効果があります。
アイディアは会議室では生まれない
新規事業のネタや次のキャンペーンテーマなど、アイディア出しのミーティングは長引きがち。しかし、良いアイディアは会議室では生まれないことを覚えておきましょう。
アイディアはむしろお風呂でリラックスしたり、散歩して気分転換しているときにはっと思い付くもの。
事前に各自のアイディアを出してもらってまとめておき、会議では各アイディアについて議論するという形が効率的です。
最後にリーダーが指示を出す
ミーティングが終わったあとどう行動するかが大事ですが、ほとんどのミーティングは何かを決定しただけで、具体的な行動は示されないことが多いです。
そこで、ミーティングで方向性が見えたらダラダラと議論するのをやめ、終了後すぐに取りかかれるような体制にしておくことが大事。
日本人は「指示待ち」の人が多いので、ミーティングの最後にリーダーが各部署に指示を出してから、ミーティングを終了するようにしましょう。
ランチミーティングをしてみる
取材をするライターは、取材後の雑談を大事にします。緊張がほぐれてリラックスした状態の雑談には面白い発見があるからです。
ミーティングも同じで、会議室に集まって緊張状態で話し合うのではなく、ランチミーティングで雑談を交えながら話し合うことで良い意見が出てくることがあります。
会議室では上司がいてのびのびと発言しにくいという人でも、少人数で行うランチミーティングなら素直に発言しやすいですよね。
ランチと会議を同時にできるため、効率的な方法でもあります。
「Less is More」という考え方
「Less is More」とは「少ない方が豊かである」という考え方です。ミニマリズムでよく使われる言葉ですが、無駄を省いて必要なものだけを選ぶという点では、ビジネスやミーティングにも共通しています。
会議時間を短縮したり、会議そのものを無くしたりすることは、それまで会議にかかっていた時間を確保することでもあります。他の大切なことに使える時間が増えるのです。
「Less is More」の考え方を身につけて、最小の努力で最大の結果を出しましょう！