「会議をすると毎回長時間かかってしまう」
「意見交換がなく報告会になってしまう」
会議においてこのような課題がある組織は、生産性の高い会議を行えていない可能性が高いです。
それでは、生産性の高い会議を実現するためには何が必要なのでしょうか。もちろん参加者ひとりひとりの意識は欠かせませんが「ファシリテーター」を配置するのも一つの手です。
今回は、会議やワークショップなどの場面で活躍するファシリテーターについて、意味や役割をまじえながら配置するメリットや注意点について解説します。
ファシリテーターとは
ファシリテーターとは、物事を進めるときに中立的な立場から舵取りを行い、円滑にゴールまで進行していく人のことを指します。
ファシリテーターは特に会議やワークショップなどのシーンで活躍し、参加者たちの意見を引き出しながらスムーズに会議を進める役割を担います。参加者の積極的な発言を促し、さまざまな意見を取りまとめて会議のゴールへと導くことこそ、ファシリテーターの腕の見せ所と言えるでしょう。
ファシリテーターは英語で「facilitator」と記し、“促進する、円滑に進める”といった意味をもつ「facilitate」に由来しています。
ファシリテーターと司会の違い
ファシリテーターは会やイベントにおいて円滑な進行を担うため、時折「司会」と混同されることがあります。
司会の主な目的は、滞りなく会を進行することです。円滑に進めることが主な役割のため、ファシリテーターのように意見を引き出したり取りまとめたりする役割は多くありません。
講演会やイベントでは、司会とファシリテーターそれぞれを起用することもあります。
ファシリテーターとモデレーターの違い
ファシリテーターと混同されやすい言葉に「モデレーター」もあります。
モデレーター（moderator）は「仲裁者、仲介人」という意味で、ファシリテーターと同様に中立的な立場で進行する人を指します。この2つの大きな違いはないとされていますが、モデレーターは場を仲裁するという意味合いをもつため、ファシリテーターのように場を促進する役割は弱いと言われています。
会議でのファシリテーターの役割
会議でファシリテーターを配置する組織が増えています。それでは、会議においてファシリテーターはどのような役割を担うのでしょうか。
会議の目的・ルール・ゴールを設定し共有する
会議を開始するにあたり、ファシリテーターは会議の目的を参加者全員に共有します。
目的が不明確だと参加者も混乱してしまうため、会議の議題や決めたいことなどを事前に知らせておきましょう。
また、会議が円滑に進むためのルール設定も重要です。
「必ず一回は発言する」「発言の際には手を挙げる」「人の発言はさえぎらない」などのルールを設定して参加者に共有しておくと、スムーズに進行できるでしょう。
そして、会議を開始するときにはゴールの明確化もポイントです。
「今日はここまで決める」といったゴールが明確になっていれば、建設的な意見交換ができます。
積極的な意見交換を促す
ファシリテーターは参加者たちの積極的な意見交換を促し、できるだけ多くの意見を引き出すのも重要な役目です。
会議の場では、上司に遠慮してしまって部下がなかなか発言できなかったり、本当はアイデアがあるのに周りの意見に同調してしまったりすることも少なくありません。
そこでファシリテーターが潤滑油となり、参加者全員の発言を促して意見交換を活性化します。
参加者たちの積極的な発言を促すため、ファシリテーターは話を振ったり考える時間を与えたり、シーンに合わせて臨機応変に対応しなければいけません。
また多様な考え方を認め、さまざま意見を尊重する柔軟性も必要です。
さらに、話が脱線したり目的とズレたりしないよう、ファシリテーターが舵取りをしていきます。
意見やアイデアを整理する
意見を出してもらうだけでなく、出てきた意見を取りまとめて整理することもファシリテーターの役割です。多くの意見が出た場合はジャンル別に分けて整理したり、図で示したりして、わかりやすく表現します。
幅広い意見やアイデアをまとめるのは骨が折れる作業ですが、参加者たちの合意を取って結論へと導くためには重要なフェーズです。
結論をまとめて次のアクションを提示する
会議の終了に向けて、取りまとめた意見を総括し合意を得て結論をまとめます。
ブレインストーミングのようにさまざま意見を出すことが目的なのか、一つの決議を取るのかによっても、結論のまとめ方は異なります。場に合わせて柔軟に対応しましょう。
また自分とは反対の意見に対立する人も出てくることも。話し合いの時間を設けたり、それぞれの意見を比較したりして折衝します。
また、ファシリテーターは結論をまとめるだけでなく、次のアクションについても提示します。
「○日後までに○○をする」「○月○日に○○を決める」など、今後どのようなアクションをするのか参加者たちに提示することで、建設的に会議を終了できるでしょう。
ファシリテーターを配置するメリット
会議において重要な役割を担うファシリテーター。ファシリテーターを配置することで得られるメリット・効果を具体的に紹介します。
対立や摩擦を収められる
会議では、どうしても対立や摩擦が起きやすくなります。仕事に真剣だからこその事象ですが、なるべくなら穏便に話し合いをしたいもの。
中立的な立場であるファシリテーターがいることで、そのような対立や摩擦が起きにくい状況を作り出すことができるのです。
もし対立が起きても、ファシリテーターがそれぞれの主張を引き出したり、お互いの落としどころを見極めたりすることで、大きなトラブルになる前に収まるでしょう。
無言の時間をなくせる
発言しにくい雰囲気や難しい議題の会議では、参加者たちの発言が少なく無言の時間が流れることがあります。無言ばかりの会議は時間がかかるばかりで、生産性が非常に低いものになるでしょう。そこでファシリテーターの出番です。
発言しにくそうにしている人に話を振ったり、意見をまとめる時間を設けたりすることで、参加者たちの積極的な発言を促します。
ときにはグループや隣の人と話し合う時間を設けるなど臨機応変な工夫をします。
時間を管理できる
話が脱線したり、議論に熱が入りすぎたりして、会議の時間がかかってしまうこともあるでしょう。会議に時間を取られていては、本来やるべき業務に充てる時間がなくなってしまいます。
しかしファシリテーターが舵を取ることで、会議を時間通りに進行し、予定の時間内で終了することができるのです。
ファシリテーターに求められるスキルと注意点
ファシリテーターは円滑に物事を進めるために欠かせない役割。そのためにも、以下のスキルや注意点を意識しましょう。
管理スキル
ファシリテーターは管理スキルを必要とします。管理スキルとひとことで言っても、その範囲は多岐に渡ります。
会議を予定時間内に終了させるためにも、議論や取りまとめにどのくらいの時間を要するか事前に予測して、会議のタイムスケジュールを練っておく必要があります。
そして実際に会議が始まったら、議論の軌道修正を行いながらスケジュール通りに進めていかなければなりません。
そのためには、時間管理スキルやプロセス管理スキルが求められるでしょう。また、参加者のモチベーション管理や発言の管理なども行います。
コミュニケーションスキル
コミュニケーションスキルも、ファシリテーターが身につけたいスキルの一つです。そもそもファシリテーターのことを信頼していなければ、参加者は警戒心を抱いてしまい発言できません。
そのため参加者に積極的にコミュニケーションを取って場をなごませ、参加者たちが能動的に会議に参加できる環境を整える必要があるのです。
情報整理スキル
会議ではさまざまなデータや情報を使用するため、ファシリテーターは多様な情報を構造的に整理するスキルに長けている必要があります。
議題やテーマに沿った情報を収集して事前準備をし、会議中は参加者たちに適切なタイミングで情報提供します。複数の情報を整理して、場面に合わせて活用していくスキルが求められるのです。
ロジカルシンキングスキル
会議ではさまざまな意見が出てくるため、適切に整理できなければ情報が錯そうしてしまい、会議のゴールにたどり着けません。
参加者全員が合意できる結論に導くためには、論理的に意見を取りまとめられるロジカルシンキングスキルが必要です。
意見を否定せず受け止める
ファシリテーターは、どんな意見が出ても否定してはいけません。自分は中立的な立場だと理解して、多様な意見を認める姿勢がポイントです。
そのため、思い込みや思想の偏りを排除してファシリテーターに臨みましょう。
自分の意見を主張しすぎない
会議に参加するからには、ファシリテーター自身も意見や考えを発言したいと考えるでしょう。
もちろんファシリテーターの発言が好ましくないわけではありませんが、意見を主張しすぎるとファシリテーターの意味がなくなってしまいます。
議論の潤滑油となる発言は問題ありませんが、ファシリテーター自身の発言によって場が混乱してしまうような意見は避けましょう。
【補足】ファシリテーター向けの資格・研修講座
ファシリテーターは国家資格などではありませんが、民間で資格や講座が開催されているため、ファシリテーションスキルを磨きたい人はぜひ資格取得・研修受講を検討しましょう。
ファシリテーター向けに資格や研修は、以下のようなものがあります。
・ファシリテーター認定講座（プレスタイム）
・FITファシリテーター資格認定講座（日本プロカウンセリング協会）
・ファシリテーション＆ネゴシエーション講座（グロービズ・マネジメント・スクール）
・ファシリテーター資格認定講座（ライフスタイル・ウーマン）
ほかにもさまざまな資格や講座があり、中にはオンラインで受講できるものもあります。自分の仕事・生活に合わせて受講を検討してみてください。
ファシリテーターによって生産性の高い会議にしよう
ファシリテーターは会議メンバーの能動的な参加を促し、会議を円滑に進める効果があります。
ファシリテーターがいることによって多様な意見が引き出され、建設的な会議になるでしょう。
現在、会議の生産性に課題を感じている人は、ぜひファシリテーターの配置を検討してみてください。