「職場に仕事が早い人がいて憧れる」「効率的に仕事をこなして早く終わらせたい」
日々仕事をしているなかで、このように思っている人も多いのではないでしょうか。
仕事が早いと、周りからの評価につながったり残業せずに早めに帰宅できたりするメリットがあります。
それでは、仕事が早い人はどのような特徴があるのでしょうか。仕事が早い人の共通点を知り、真似をして仕事が早い人を目指しましょう。
また、仕事を効率化する方法についても解説します。ぜひ参考にして、仕事を早く終わらせられるよう努めてください。
仕事が早い人の5つの共通点
まずは、仕事が早い人に共通する5つの特徴を紹介します。自分ができていないことはないかチェックして、仕事が早い人との違いを見つけましょう。
スケジュールを決めて仕事を進める
仕事が早い人は、スケジュールを立ててから仕事を進めています。一日の仕事内容はもちろんのこと、中長期的な仕事でもスケジュールを立てているため、いつ・何をすればいいのかが明確になりスムーズに仕事ができるのです。
さらに仕事が早い人は、各作業に対して自分がどのくらいの時間を要するかを把握できているので、各作業の必要な時間を割り振ることができます。
一方、スケジュールを立てないで仕事に着手していると、予想以上に時間がかかりスケジュールが押してしまう事態になるのです。
タスクの優先度を決めている
仕事が早い人は、タスクの優先度を決めてから着手しています。優先度が高い仕事からこなすことで、仕事量が多くても落ち着いてスムーズに進められ、結果として早く仕事が終わります。
「あれも、これも」と手当たり次第に仕事をしていると、パニックになりかねません。また緊急度が高い仕事を後回しにしてしまいトラブルを招くリスクもあります。
タスクの優先順位を決めて要領よく仕事をこなすことが、仕事を早くするコツなのです。
決断力と質問力に優れている
仕事をしていると、迷ったりわからないことがあったりして悩む時間もありますよね。仕事が早い人は、そういった時間を極力少なくしています。
判断に迷ったときもパッと決断する力があるのです。判断が違っても、すぐに軌道修正できる柔軟さも持ち合わせています。
また仕事でわからないことがあれば、見栄を張らずにすぐに質問をする習慣も身についています。質問の仕方や理解力にも優れているため、わからないことがあってもすぐに解決できるのです。
スキルアップを意識している
仕事の速さはスキルあってこそ。仕事が早い人は常にスキルアップを意識して行動しています。
専門性が高い仕事や知識が必要な仕事は、効率性や要領のよさだけでは早く終わらせられません。日頃からスキルを磨いているからこそ、仕事を早く終わらせられるのです。
整理整頓ができている
仕事が早い人は、整理整頓ができているという共通点もあります。
書類や文具が散らかっていると、必要なときに必要なものを見つけられなくて仕事の効率が落ちてしまいます。また、乱雑なデスクだとつい気持ちがゆるんでしまい、仕事にも集中できなくなるでしょう。
仕事が早い人は、必要なものを素早く見つけて仕事に集中できるよう、整理整頓された環境で仕事をしています。
さらに、整理整頓はデスク環境だけではありません。パソコンの中身もきちんと整理されており、ファイルやフォルダをすぐに見つけて作業に取り掛かりやすくしています。
「仕事が早い人は雑」って本当？
仕事が早い人は能力が高いイメージがありますが、同時に「早く終わらせているということは、適当にやっているだけなのでは？」とも思われがちです。
「仕事が早い人は雑」というイメージについて、詳しく見ていきましょう。
仕事が早いと雑になりやすい？
変化の激しいビジネスではスピード感が重要です。一歩遅れただけで、大切なビジネスチャンスを逃しかねません。
そのため日々の仕事でも早さが求められます。
しかしスピードだけを重視すると、入力ミスや確認漏れといったイージーミスを引き起こしやすくなります。「早く終わらせなければ」と焦る気持ちが、さらにミスを招くこともあるでしょう。つまり作業時間に比重を置くと、丁寧に見直したり熟考したりする時間がなくなるため、どうしても雑になりやすいのは事実です。
しかし仕事が早い人すべてが雑なわけではなく、日々スキルアップをしたり仕事上で工夫をしたりすることで、スピードもクオリティも重視した仕事ができるでしょう。
クオリティを重視すると仕事が遅くなりやすい
反対に、仕事が遅くなってしまう人はスピードよりもクオリティを重視する傾向が強いです。
仕事ではクオリティを求められるシーンも多々あります。たとえば営業資料の作成や自社サイトのデザインなどは、クオリティ次第で売上にも影響しかねません。
しかし完璧なクオリティを求めすぎると、そのぶん時間がかかります。丁寧でミスのない仕事は会社にとっても喜ばしいことですが、時間がかかりすぎてしまえば問題です。通常は1時間で終わる仕事なのに完璧にやろうとしすぎて1日もかかってしまうと、会社の生産性を落としてしまうでしょう。
適度に力を抜くポイントを見極める力を身につける
スピードもクオリティも完璧にこなせることがベストではありますが、仕事が早い人はクオリティにとらわれていません。「後から軌道修正しよう」「最終的に調整してクオリティを高めよう」と柔軟に仕事を進めています。
仕事が早くなりたいのであれば「何が何でも完璧な仕事をするんだ」と意気込まず、適度に力を抜くポイントを見極めることが重要です。
仕事が早い人のメリット
仕事が早いことで得られるメリットはたくさんあります。主に3つのメリットについて説明します。
周囲からの評価が良くなる
仕事が早いということは、スケジュールやタスクの管理ができており、一定レベルのスキルも持ち合わせているということ。つまり「仕事ができる人」という印象をもたれるため、周囲からの評価も良くなります。
仕事が遅い人と比べて仕事量も多くなり会社への貢献度も高いため、会社でも信頼されて仕事を任せられるでしょう。
ただしいくら仕事が早くても雑では意味がありません。前項で述べた通り、スピードだけでなくある程度のクオリティも追求しましょう。
チャンスが増える
仕事が早い人は、仕事が遅い人に比べて仕事量も多くなります。つまり、それだけさまざまな仕事にチャレンジする機会も増えるということです。営業職であれば、他の社員よりも多くの顧客を担当できます。
チャンスが増えればスキルアップにつながりますし、自分の将来の選択肢も広がります。業績への貢献度も高くなるため、昇進や昇給のチャンスも増えるでしょう。
残業がなくなる
仕事が早く終われば、当然ながら残業する必要もなくなります。残業がなくなれば定時で帰られるので、趣味や家族との時間が増えてワークライフバランスが充実します。
働き方改革により時間外労働の削減が謳われている現代では、仕事が早いことは必須のスキルと言えるでしょう。
仕事が早い人のデメリット
仕事が早いことはメリットばかりではなく、損をしてしまう場面もあるようです。仕事が早い人ならではのデメリットを3つ紹介します。
同僚と給料が変わらない/残業代がもらえない
仕事をどんなに早く終わらせて多くの仕事量をこなしても、給料には反映されず、仕事が遅い同僚とたいして変わらない給料であることは少なくありません。会社の評価制度によっては昇給しやすかったり賞与が多くもらえたりすることはあるでしょうが、他の同僚と年収が大きく違うことにはなりにくいです。
それどころか、残業代がもらえずに他の同僚より月給が低くなることもありえます。仕事が遅いために残業している人よりも給料が低いと、仕事を早く終わらせることに不満を感じてうでしょう。
仕事を押し付けられる
仕事が早く終われば「まだ余裕がある」と思われて、さまざまな仕事を押し付けられることもあります。
成長のチャンスだと捉えられれば良いのですが、自分が得意ではない仕事を与えられてストレスを感じてしまうこともあるでしょう。
ときには仕事が遅い社員のフォローをしなければならず、不満を感じることもあるかもしれません。
仕事が早く終わっても定時まで帰れない
日本の企業のほとんどは就労時間を8時間とし、定時を決めています。したがってどんなに仕事が早く終わっても、定時まで帰ることができません。
そのため仕事が終わっているのに定時まで拘束されてしまい、定時までの時間が無駄になってしまうのです。
仕事を効率化する方法
仕事が早い人になるためには効率的な仕事の進め方を身につけることがポイントです。すぐに実践できる仕事を効率化する方法を3つ紹介するので、ぜひ参考にしてください。
優先度やスケジュールを決めてから仕事をする
仕事を始める前にタスクを洗い出しましょう。自分のやるべきことが把握できたら、一つひとつのタスクについて簡単に分析します。緊急度が高い仕事、順序立てて作業したほうが効率良い仕事、他の社員や部署と連携する必要がある仕事などを把握し、優先順位を決めます。
さらにそれぞれのタスクの作業時間の目安をつけ、優先度が高い仕事からスケジュールに落とし込みます。このとき、トラブル対処やクレーム応対など突発的な仕事が入ることも考慮し、少し余裕を持ったスケジュールにしておくと焦らずに済みます。
また、スケジュールを立てるときには一日の予定だけでなく、1週間・1ヵ月などの単位でも大まかにスケジュールを立てることをおすすめします。
仕事はその日だけで完了できるものもあれば数日かかる仕事もあります。特に納期がある仕事は「納期まで余裕がある」と思って後回しにしてしまうと、納期間際に焦って着手することになります。中長期的なスケジュールを立てておくと納期まで余裕をもって進められるでしょう。
ツールを活用する
仕事が早い人は、ツールをうまく活用して仕事を効率化しています。仕事を効率化してくれるツールは、主に以下のものがあります。
タスク管理ツール（プロジェクト管理ツール）
タスクの内容や納期などを設定し、進捗を可視化するツール。個人でも使えるものや、チームで共有できるものがある。
スケジュール管理ツール（カレンダーアプリ）
仕事の予定を管理できるツール。納期がある仕事や、商談・会議など日時が決まっている仕事などの管理に便利。
名刺管理ツール
顧客の名刺情報を一元管理するツール。紙ベースで名刺を管理していると必要なときに必要な情報を確認しにくいが、ツールで管理していれば出先や移動中でも顧客の連絡先をすぐに確認できる。
請求書作成ツール
請求書・見積書・納品書などの書類を自動で作成できるツール。メールに添付して送付することで時短も実現。オプションで郵送サービスをしているツールもある。
オンライン会議・商談ツール（ビデオ会議システム）
会議や商談をオンラインで行えるツール。直接対面する必要がないため、移動時間を削減できる。
これらのツールは個人で利用できるものもありますが、チームで活用すると会社の生産性向上にもつながります。ツールをうまく活用して効率化を目指しましょう。
本を読んで学ぶ
ビジネス本は非常に多く出版されており、仕事の効率化に関する書籍もさまざまなものがあります。
仕事の進め方に関する本、時間管理に関する本、ロジカルシンキングに関する本など多岐に渡ります。さらにパソコン術や整理整頓などに関する本も出版されています。
ビジネス本はその道のプロが執筆や監修をしています。プロのセミナーを受講すると多大なお金がかかりますが、本を読めば1,000～2,000円程度でプロのテクニックを学べるのです。
自分の弱点となっている分野や強化したい分野のビジネス本を読んで、教養を深めましょう。
効率化して仕事が早い人を目指そう
仕事が早い人は、スケジュールや優先順位を決めたり整理整頓をしたりして日頃から工夫しながら仕事をしています。また、仕事が早くても雑にならないようにスキルアップをするよう努力も怠りません。
すぐに仕事が早い人になるのは難しいかもしれませんが、まずは仕事が早い人の特徴を真似て自分の仕事の仕方を変えていってはいかがでしょうか。
今回紹介した内容を参考に、仕事を効率化して仕事が早い人を目指しましょう。