スマートフォンで検索やショッピングまで可能になった現在、わざわざパソコンを日常使いしない人が増えています。パソコンに強そうと思われがちな20代ですら、実は「スマホには慣れているけれどパソコンは苦手」という人も多いのです。
LINEのやり取りは慣れているけれど、仕事でのメールの書き方が分からないという人に、効率よく必要なポイントを解説します。
ビジネスメールの基本の型とポイント
ビジネスメールは、ほぼ決まった型で構成されています。
- 件名
- 宛名
- 挨拶
- 要件の概要
- 要件の詳細
- 結びの挨拶
- 差出人の署名
この型の順番を覚え、それぞれ気を使うべきポイントを押さえておけば、まず失敗しないビジネスメールができあがります。
メールの件名｜要件を目立たせる
メールには件名が必要です。「お世話になっております」「ありがとうございました」など、一見して要件が分からない件名にすると、業者のDMやスパムメールと勘違いされて読まずに破棄される可能性もあります。
「〇月×日 打ち合わせの詳細」「【商品名】お見積りについて」など、相手のメールソフトにメールの件名だけが表示されたときでも、一目で要件が分かるような工夫をすると良いでしょう。
メールの宛名｜会社名・役職の書き方
メールの本文1行目には、相手の会社名・役職名・個人名を書きます。
もらった名刺や先方から届いたメールを確認して、間違いのないようにしましょう。
例 株式会社Edit 営業部 営業企画課長 佐藤一郎 様
- （株）（有）と略さず「株式会社」「有限会社」と書く
- 「株式会社」は会社名の前か後かを確認する
- 分かっていれば所属部署も書く
- 役職名は個人名の前に書く
注意したいのが、自分の社内とは異なり外部の人には「佐藤課長」と名前の後に役職名をつけて書かないことです。
また、敬称は「様」が基本です。
「殿」は一般的に目上から目下に向けて使う言葉とされているので、社外の人に使うのは失礼にあたります。
ただし相手が医師や弁護士、学校の教員や議員であれば敬称は「先生」を用いる場合もあります。
メール本文｜時候の挨拶は入れるべきか？
紙のビジネスレターであれば、「拝啓 新緑の候、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます」というように時候の挨拶が入ることも多いですね。
しかしメールではそこまで形式的な挨拶は不要とされており、挨拶＋会社名と名前で十分です。
本文は、「挨拶＋会社名」「要件の概要」「要件の詳細」の3つのブロックを使います。
いずれも具体的かつ簡潔な表現で書きましょう。
説明が長くなる場合は、箇条書きを使ってまとめると読みやすくなります。
挨拶＋会社名
いつもお世話になっております。株式会社Editの鈴木でございます。
要件の概要
〇月×日に承りましたイベント用仮設テントのお見積りをお送りします。
要件の詳細
事前にお伺いした設置条件から、以下のタイプをご提案いたします。
- ３号テント（3.55×5.31m）￥〇〇〇〇／日～
- ４号テント（5.31×7.07m）￥〇〇〇〇／日～
テントの材質とレンタル日数によって価格が変動いたします。
詳細は添付の見積書をご確認ください。
ご注文期限は、搬入日より５営業日前までとなっております。
メールの終わり｜結びの言葉
紙のビジネスレターであれば「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます」など堅苦しい結びの言葉を使うこともありますが、ビジネスメールであれば以下のように簡単なもので構いません。
- ご検討の程、よろしくお願いいたします。
- 今後ともよろしくお願いいたします。
メールの署名｜署名の作り方
メールの最後に入れる署名は、手紙でいう「リターンアドレス」のようなものです。「〇〇〇」「＝＝＝」といった記号でメール本文と区切り、その下に署名を書きます。
基本的には自分の名刺に書いてある情報を盛り込むと良いでしょう。
- 自分の会社名
- 所属部署
- 役職名
- 個人名
- 会社支給のメールアドレス（または共通の問い合わせ用メールアドレス）
- 会社の住所・電話番号・FAX番号
- 会社のホームページURL
メールソフトに自分の署名を登録する機能がありますので、活用すると便利です。
ビジネスメールのマナーとは
ビジネスメールのマナーは業界ごとに少しずつ異なります。ですが、以下のごく一般的なマナーは共通していますので、覚えておきましょう。
1営業日以内に返信する
顧客や取引先から問い合わせのメールを受け取った場合、1営業日以内に返信しましょう。
メールを送った後で何日も反応がないと、送信した側が「メールが届いていないのか？」と不安になることもあります。
見積もりや納期の問い合わせなどすぐに数字が出せない場合や、自分以外の担当から返信する場合でも、「お問い合わせありがとうごさいます、関係各所に確認してお返事します」と返信するだけで相手の印象はぐっと良くなります。
添付ファイルのサイズに注意
企業によってはメールサーバーの容量に制限を設けている場合があります。
特に自治体や大学では受信ファイルのサイズ制限が厳しく、3MB〜10MB程度が上限になります。
添付ファイルが高解像度の写真やページ数の多いpdfなどの場合、先方にメールが届かない事態も起こり得ます。
事前に先方に確認の上、firestorageやラクスルBOXなどのファイル転送サービスを活用しましょう。
CC、BCCの使い方
自分以外の上司や担当者にメールの内容を共有したい場合、CC、BCCの機能を使います。
CC…カーボン・コピー（Carbon Copy）の略
メールの写しを「確認のために見てください」という意図で使います。
- 複数の人に同時に同じ内容を知らせたい場合
- 別部署に送るメールを自分の上司にも知っておいて欲しい場合
「CC」に入力されたメ－ルアドレスは、TOや他のCCの受信者にも表示されます。
そのため必ずメール本文に（CC：田中課長）など「誰に同時に送っているか」を明記しておくのがマナーです。
ただし、社外の人にメールを送るときに「CC」を使うのはマナー違反になります。
BCC…ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略
「BCC」に入力されたメ－ルアドレスは、TOやCCや他のBCCの受信者には表示されません。
そのため以下のような用途で使われます。
- 取引先へのメールを同僚や上司に共有しておきたい場合
- 互いに面識がない複数の相手にメールを送る場合（メールマガジンやDMにも使われます）
- メールのコピーを自分のスマートフォンや別のメールアドレスにも送っておきたいとき
間違いやすい言葉遣い
メールに限らず仕事をする上でもよくある「間違いやすい言葉遣い」も覚えておきましょう。
NG言葉「職位＋様」
基本的には「課長様」「社長様」という表現はマナー違反です。
社内であれば「課長 〇〇さん」または「〇〇社長」という表記になるはずですが、一部の会社では慣習として使っているところもあります。
しかし、社内で「課長様」を使っていても、社外の取引先などに使用するのは控えましょう。
NG言葉「御社」
就職面接などでも使う「御社」という言葉は、話し言葉です。
メールやビジネスレターなど文章の中では「貴社」と書き言葉を使いましょう。
NG言葉「了解しました」
「了解しました」は丁寧語ですが、ビジネスシーンにおいて社内の同僚や部下に使用する言葉とされています。
社外の人や上司に使う場合は謙譲語で、「承知しました」「かしこまりました」を使いましょう。