2020年春ごろからのコロナウイルス感染拡大の影響を受け、日本でも急速にテレワークが普及し、職場以外でも仕事ができるようになりました。それと同時に、テレワークゆえの課題も出始めています。
うっかり放置しがちだけど、とても深刻な課題がコミュニケーション不足です。今回はコミュニケーション不足への対処法をご紹介します。
テレワーク中のコミュニケーション不足による弊害とは
現代はメールやメッセージツールで連絡は取り合えますが、最低限しか使わない人も多いでしょう。仕事をするならそれで十分かもしれませんが、相手の様子が見えず会話が減ることでコミュニケーション不足になります。
「自分1人で仕事するのだから、コミュニケーションは業務の妨げになる」という考え方は間違い。もしコミュニケーション不足になった場合の弊害には次のようなものがあります。
- 言葉不足による受け取り方の違い・誤解
- 孤独感からストレスを感じる
- 悩みを相談できず課題を抱えたまま放置
- やる気が起きず仕事をサボる
- うつ状態になる
逆にコミュニケーションを取ることがストレス発散になったり、アイディアを思いついたりと生産性を向上させることがあるのです。
テレワーク中のコミュニケーション不足への対策
テレワーク中だからこそ意識してコミュニケーションを取りたいもの。そこで、在宅勤務者と彼らを管理する上司ができるコミュニケーション不足への対策方法をご紹介します。
上司ができる対策
各部署の上司や管理職、経営者などの役職者であれば、在宅勤務者にテレワーク環境を与える立場です。決裁権を持っているでしょうから、在宅勤務者のために次のような対策を行いましょう。
ビデオ会議システムやチャットツールの導入
社内でビデオ会議システムやチャットツールは導入済みでしょうか？急なテレワークにより、まだ導入していない企業も意外と多いものです。
ビデオ会議システムやチャットツールを導入したら上司だけが管理するのではなく、在宅勤務者自身がいつでも好きに利用できるようにしておきます。すると、自然にコミュニケーションが生まれてくるものです。
在宅勤務者同士がコミュニケーションを取りやすくなるツールは後回しにせず、ぜひとも早めに取り入れておきましょう。
在宅勤務者へのフォローアップ制度
テレワークが初めての人もいれば、ちょうど新卒入社の時期と重なったために仕事そのものが初めての人もいます。全員がテレワークで仕事をソツなくこなせるわけではありませんよね。
そこで在宅勤務者へのフォローアップ制度を設けましょう。
- 困っていること、悩んでいることを相談・サポートできるオンライン窓口を設置
- 仕事のやり方、社会のルールなどを学べるオンライン研修制度
- 新卒者と先輩社員のバディ制による教育制度
- 成果を出した人にはインセンティブを用意
こうした制度は「人と人との関わり」を作る機会にもなるので、コミュニケーションも意識した制度を作ってみてください。
コワーキングスペース等の利用割引制度
自宅だけでは息が詰まるため、コワーキングスペース等を利用して仕事をする在宅勤務者もいます。コワーキングスペースには様々なビジネスマンが集まるため、刺激を受けられる場でもありますよね。
もし地域のコワーキングスペースに取り合えるのであれば、利用割引制度を作ってみるのもいいかもしれません。在宅勤務者の利用を促進し、外に出れば気分転換に、人と話せばストレス発散にもなるでしょう。
コワーキングスペースに限らず、仕事でも利用できるようなカフェやテレワーク応援をしているホテルなど、場所を提供している企業やサービスはたくさんありますよ。
バーチャルラウンジを設ける
多くの企業はオフィスに休憩スペースやラウンジを設けていることと思います。テレワークはオフィス家賃がかからないことがメリットですが、その代わりバーチャルラウンジを設けてみるといいかもしれません。
例えばビデオ会議システムを利用し、雑談用のオンライン会議室を作るのです。仕事で行き詰まったらバーチャルラウンジに行ってみる。誰か1人はそこにいて雑談ができる。
こうした「ここに行けば人がいる」という場所をオンライン上に作り、コミュニケーションできる場所を提供しましょう。
在宅勤務者ができる対策
一方で決裁権のない在宅勤務者であっても、自分の工夫次第でコミュニケーション不足を解消できます。
「上司がツールを導入してくれない」という場合でも無料で利用できるツールはたくさんあるので、まずは積極的にコミュニケーションを取ることを意識しましょう。
チャット等で頻繁に会話する
仕事中にわからないことがあっても「こんなこと、わざわざ聞くほどでもないかも…」「相手の手を煩わせるかも…」と心配して、聞かずに自分でなんとか解決しようとする人もいるでしょう。
確かに小さな問題かもしれませんが、自分で解決できない問題だってあるはずです。放置するとその後の業務に影響が出てくるかもしれません。
そんな“小さな問題”をすぐに解決するために、日頃からチャット等で頻繁に会話するクセをつけておきましょう。電話するほどでもないことでも、気軽に聞ける雰囲気を作るのです。
チャットであれば誰かが暇なときに答えてくれるため、相手を煩わせることなく、自分の問題もすぐさま解決できますよ。
自分の体調や感情を素直に伝える
テレワークでストレスが溜まっていたり、孤独感に苛まれていたら、一人で抱え込まず誰かに相談することをおすすめします。「みんな苦しいはずだ」と我慢することは、もはや美徳でもなんでもありません。
できれば自分の直属の上司に電話等で相談するのが一番早く解決する方法です。上司に相談しづらいなら、頼りにしている先輩や、もしくはグループチャットでポロリと漏らす程度でもいいでしょう。
相談するという行動自体が心の負担を軽くしてくれます。同じように悩む人は必ずいるので、誰かが上司に相談し、上司が対処法を用意してくれるかもしれません。
まずは自分の感情、体調、悩み事を、仕事の関係者に素直に伝えるようにしましょう。
オンラインミーティングに参加する
オンラインミーティングが開催されているのであれば積極的に参加しましょう。ビデオ会議システムを使って相手の“顔を見る”こと、“声を聞く”ことで、相手の存在を感じることが大切です。
また会社主催の仕事関連のミーティングだけでなく、社員同士でオンライン飲み会やオンラインランチ、バーチャルBBQなどを開催するのもいいですね。
交流の場を作って、普段の飲み会のような飲みニケーションをしてみてください。
出社日を決める
会社に出社できる状況であれば、週単位・月単位で出社日を決めるのもおすすめです。
普段は孤独に仕事をしていても、出社日があるだけで気持ちが前向きになります。そしていざ出社日になれば、久しぶりに会う人がほとんどですから、話に花が咲くことでしょう。
家にこもらず、外に出て太陽光を浴びながら出社してみると「通勤も悪くないな」と気付くはずです。
おすすめのコミュニケーションツール
最後におすすめのコミュニケーションツールを3つご紹介します。どれもコスパが良いので、ぜひ取り入れてみてください。
チャットツール：チャットワーク
チャットワークはビジネス向けのグループチャットツールです。アカウントを1つ用意しておけば、1:1チャット、グループチャットの両方に対応できます。
チャットツールにはLINEも利用できますが、会社名や役職名を設定でき、私用と公用をはっきり分けるという点からもチャットワークを使うのがおすすめ。
テンポよく言葉のキャッチボールができたり、既読にはスタンプを使ったり、タスクを設定したりなど、仕事・コミュニケーションの両方で役立ちます。
オンライン会議ツール：ZOOM
テレワークが急速に広がり、オンライン会議ツールのZOOMの需要が高まりました。ZOOMは40分まで・100人までのミーティングなら無料で利用可能です。
顔を見ながらのミーティングはもちろん、画面共有機能や、セミナー機能も用意されているので、勉強会や研修にも利用できます。
ZOOM以外にもオンライン会議ツール・ビデオ会議システムは多数あるので、自社に必要な機能をピックアップして比較検討してみてください。
プロジェクト管理ツール：Trello
Trelloはチーム全体のプロジェクト管理を便利にしてくれるツールです。
プロジェクトを設定した関係者や責任者を設定し、細かいタスクに分けたり、プロジェクトカードの中でチャットができたり、「進行中」「完了」などのタグ付けができます。
何よりも全体のプロジェクトと関係者などが一目でわかる“カンバン方式”なので、全体像を把握でき、テレワーク中でも安心して仕事を回せるというメリットがあります。
テレワーク中の工夫が大切。意識的にコミュニケーションを！
テレワークの孤独感を感じると、これまで休憩中に同僚と会話していたことや、周りがざわざわして人の気配を感じていたことがどれだけ良い環境だったかに気付かされます。
テレワーク中でもオフィスでの環境に近づくために、意識的にコミュニケーションを取りましょう。
誰かと会話すること、関わりを持つことが、ストレス緩和や仕事のモチベーションにも良い影響を与えてくれますよ。