テレワークの懸念点を「生の声」から!あらゆる立場から感じる課題とは?

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実際に働いている人々に聞いたテレワークの懸念点

テレワークで働くことが定着しつつある今日この頃。今回はテレワークで働いている人々に、実際に仕事をしていて感じる懸念点をインタビューしました!新入社員、社員、経営者の3名の立場から感じるそれぞれの悩みとは?また、その懸念点・課題に対する解決策や対応策もご紹介していきます。

新入社員が感じるテレワークの懸念点

まずは、新入社員が実際に働いていて感じる懸念点や問題点を紹介します。
2020年入社の新入社員は、新型コロナウイルス感染症の影響もあって、初日から自宅で働いた人も多いそう。そんな彼ら彼女らが感じる課題とは?

①分からないことだらけなのに、すぐに解決できない

入社初日から自宅で出勤することになった今年の新入社員。会社のルールや、上司同士の関係性、仕事上の業務など分からないことだらけです。

【新入社員Aさんのお話】

上司 :「(文面にて)クライアントにご依頼のメールをしてください。」
Aさん:「かしこまりました。」

実際にメールの内容を考え中…

Aさん:「え、ccって誰を入れたらいいんだろう…。」

ここでAさんは、ccについて上司に質問をしました。しかし上司の方はなかなかご多忙で、そのメッセージは流れてしまったそう。

上司:「クライアントにメールしましたか?私に連絡来ていないですが!」
Aさん:「先ほどccについてご質問して、お返事を待っておりました…。」
上司:「返事が来ない場合は、追いかけて!(再度リマインドすること)」

そう注意されてしまったそう。Aさんは、多忙な上司に何度も連絡するのは、迷惑になってしまうという考えでした。
上司を怒らせてしまったと凹んだようですが、翌日のテレビミーティングで謝ると「え!全然!大丈夫だよ!」と笑顔な上司。性格もよく理解できていないのに文面だけでコミュニケーションをとると、読み取れない点も多く不安に感じることが多々あるようです。

解決策:(Aさん側)分からないことはなるべくテレカンで聞く

疑問が多いのは新入社員なら当然のこと。上司に一つ一つ質問するのはなかなか気が引けますよね。すぐに解決しなくてもよい質問や疑問をまとめて、テレカンをする機械があるときに全部聞いてみましょう。上司には事前に、分からないことがあるので30分ほどお時間確保させてください!とお願いしてみてください。

解決策:(会社側)週一回、1対1や部署を交えた雑談テレカンをルールにする

研修やメンター(お世話係)のルールがない会社は、新入社員の担当を決めたり、その担当と新入社員は週1回雑談やお悩み相談のテレカンを実施する。そういったルールを制定しましょう。新入社員のモチベーションも向上し、孤立感を感じることなく働くことができるでしょう。

また、1対1以外にも複数の部署を交えた雑談なども、部署ごとの雰囲気やルールなどを理解できる機会になります。会社内部のことを何も理解できていない新入社員の不安も解消していきます。

②終業するタイミングが分からない

テレワークにおいて始業は、大体みんな同じ時間かもしれません。しかし、終業する時間は個々でバラバラですよね。新入社員は、上司よりも先に退勤することに抵抗があるのが本音です…。

【新入社員Bさんのお話】

Bさんの会社は、出勤時に「①今日すること」退勤時に「②今日やったこと」を提出するルールがあります。

Bさん:「今日のTODOは全部終わらせたし、そろそろ退勤するか〜!」

退勤報告をするメッセージグループを確認する。

Bさん:…。まだ誰も退勤していない…。終わりずらいな…。

後日

上司:「Bさん。残業しがちみたいだけど、なるべく残業はしないでね。」
Bさん:「かしこまりました。以後気をつけます。」

まだ任される仕事量が一番少ないから、毎日一番早く退勤できるけど…印象悪いんじゃないか…?

上司に残業をしないよう注意されたBさん。新人という立場を気にしてなかなか退勤ができないようです。TODOが終わっているのに、あまりスッキリした気持ちで退勤できていません。

解決策:(会社側)●時までに退勤をマストにするルールを制定する

TODOリストを報告共有することは、テレワークにおいてとても重要なルールです。これに加えて、時間のルールも設けたほうが働きやすくなるのかもしれません。●時以降も働く場合は、理由を明記するなど。

他にも、せっかくテレワークで通勤時間を無くしたりできているのだから、「長く働くことが美徳」のような概念を無くす働き方を心掛けたいですね!時間ではなく、業務内容で評価する方法もテレワークには向いているかもしれません。

社員が感じるテレワークの懸念点

①新入社員のサポートの仕方が分からない

入社してそうそうテレワークで働いている新入社員。そんな新入社員の世話を任された社員は、彼らが何に悩んでいて、どうサポートしてあげればよいのか分からないそう。新入社員も上司である社員もお互いが探り探りの状況なのです。

解決策①研修期間の設定とメンターを新入社員につける

まずは、研修期間を設定しましょう。会社のルールや、働いていく上で注意するべきこと。テレワークで悩んだ時にどうしたらいいのかなどを最初にマニュアルなどを渡してみてください。そして、直属の上司ではない先輩(メンター)を研修期間中につけましょう。実務とはまた違う先輩に悩みの相談ができるような環境が整備されると新入社員も働きやすいかもしれません。

また、テレワークは文面で交流することが多いので「喜怒哀楽」をしっかりを伝えるように伝えておくことも重要です。悩みなどがあるときは、感情が伝わるように教育することが大切です!

しかし、TODOなどは感情ではなく要点を明確簡潔に伝えさせることが大切です。「MECE…モレなく、ダブりなく」という言葉がありますが、MECEに伝えないといけないときと、感情が伝わるラフな交流の切り替えが上手くできるように新入社員を教育していきましょう。

②部下が働きすぎないか、怠けていないか心配

部下の働いている様子を直接見ることができないテレワーク。怠けていたり、働きすぎていたりしないか心配になることもあるそう。時間労働制の会社の場合は、上司は部下を、定められた時間内に業務を完了させたり、残業させないようにしなければなりません。

解決策②仮想オフィスシステムで、テレワーク中も部員を管理する

F-Chair+という仮想オフィスシステムを導入して、会社同様の管理をするのもオススメです。F-Chair+は、従業員側が着席・退席のボタンを押し、その時間が管理者に伝わるシステムです。

①着席中のPC画面は、録画され管理者が見ることができる

賛否両論あるかもしれませんが、緊張感を持って時間を気にしながら働くことができ、サボることを回避できます。また、監視されているというよりも、しっかりやっていることをアピールして評価してもらえるので前向きにテレワークが実施できそうです。

②残業時間は強調表示され、管理者は残業をしている社員を一目で確認できる

日別・月別などに、労働時間がタイムバー形式で表示されるシステムもあります。勤怠の状況を一目で理解できます。また、残業時間も強調して表示されるようになっているので、残業の多い部下をすぐに確認できます。

経営者が感じるテレワークの懸念点

①営業スキルが活かせられなくなっている

これまでは、培ってきたトーク力やプレゼンテーション力を活かして営業を実施できていましたが、テレワークになってからはそういったことでアピールしづらくなってきているそう。商品や商材を販売しなければならない人や、新しい提案をクライアントにプレゼンするときには、テレワークに合わせた対策を実施する必要があります。

解決策①商談前までに年密に練られた企画書を作成しておく

ルックスが格好良い企画書ではなく、ロジカルに分かりやすい企画書を作成することが大切なのかもしれません。企画書をクライアントに見てもらいながら、テレカンにて説明する場合には表情の変え方や、頷き方なども直接会う時以上に気をつけるようにしましょう。

スプレッドシートやエクセルなどで、今後のスケジュールなども明確に伝えましょう。クライアントさんが企画書を読んで、聞きたいことをテレカンにて少々回答する。このくらいの方が、商談も長くならず、その分他の商談の時間に使うことができます。生産性を向上させる為にも、テレワーク用の企画書の作成をマスターしておきましょう!

②打ち合わせの時間を削減して生産性を上げたい

テレワーク以前の時は、社員みんなが打ち合わせの為に時間を合わせて出社し、時間を確保してミーティングルームに集っていました。しかし、テレワークになってからは通勤をする時間も省けて打ち合わせも以前と比べると時短で終了することができるようになってきています。

これで満足するのではなく、更にテレワークを活かした生産性の上がる働き方をするには、社員みんなが打ち合わせの為に時間を確保することを減らしたいそう。

解決策②チャットベースを基本にして、必要な時だけ打ち合わせをする

要件を明確にして、要件や課題ごとにチャットのチャンネルを作成する。そのチャンネルで、解決できそうにないことはテレカンで打ち合わせをする。この流れにすることで、打ち合わせの時間を削減し生産性を上げることができます。

これまでは、「今月の考察/来月の目標」という要件で打ち合わせを始め、気付けば2,3時間なんてこともあったかもしれません。これからは、スプレッドシートなどで「今月の考察/来月の目標」を各自が記入してそこで良い提案があったものを打ち合わせして深掘りしていく。そうすると、時間の短縮になるでしょう!

これまでと同じ働き方ではなく、テレワークに合わせた働き方を更新していく!

テレワークにはテレワークに合わせた働き方を模索し、実施して更新していくと良いでしょう。オフィスの時と同じ働き方や考え方だとテレワークのメリットを上手く利用できません。ここで紹介した懸念点を解決して、生産性の上がる働き方を目指しましょう!

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