社会人の基本として、しっかり押さえておきたい報連相。
ですが、あるときは「いちいち連絡するな！」と言われ、またあるときは「なんで相談しなかったんだ！」と怒られ…。結局、何が正しい報連相なのか分からなくなっている人も多いのではないでしょうか？
世の中には、仕事で上手く報連相を使っている人もいるもの。ここでは、そんな報連相が上手い人が押さえているコツをお伝えします。
報連相（ほうれんそう）とは？目的を理解しよう
「報連相」とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字を取った造語です。報告・連絡・相談はすべてビジネスをスムーズに進めるために必要不可欠なもの。
報連相の目的は、社内やチームと情報を共有すること。組織の人間で情報共有をすることで、仕事のミスを減らしたり、業務をスムーズに行ったり、社内のコミュニケーションを活性化させたりなどの効果が得られます。
報連相の目的をしっかり理解せず、「とりあえず連絡」「何となく相談」では、意味がないのです。そんな「とりあえず」や「何となく」で報連相をするから、上司に怒られてしまうのかもしれません。
報連相の基本のコツ
まずは、報告・連絡・相談をするときの基本のコツを押さえておきましょう。
何を伝えるのか
報連相をする前に、相手に何を伝えるのか明確にできていますか？伝える内容によって、相手の反応も変わります。
特に注意すべき点は、事実と自分の意見をしっかり分けることです。
事実を伝えるべき場面で自分の意見を伝えてしまうと、相手は間違った解釈をしてしまうかもしれません。逆に、自分の意見を求められているのに事実ばかりを述べてしまうと、相手を苛立たせる可能性も。
事実と自分の意見を混同しないように、しっかり切り分けて考えておきましょう。
どんなアクションが欲しいのか
伝えるべき内容とともに、相手からどんなアクションが欲しいのかも明確にしましょう。
事実を伝え、知ってもらえばいいのか？それとも、相手からのアドバイスや承認、決裁がほしいのか？それを明確にしたうえで、何かアクションがほしいときは具体的に「〇〇してください」と伝えましょう。
例：「契約書を作成したので、内容に不備がないかをご確認ください」
このとき「ご確認ください」だけでは、何をどう確認すればいいのかうまく伝わらないことがあります。「内容に不備がないか」「数量、金額は正しいかどうか」など、具体性を意識するといいですね。
誰にいつ伝えるべきか
報連相をする相手だけでなく、いつ、どこで伝えるべきかも重要なポイントです。
人は自分の身が置かれている環境やタイミングによって、物事の捉え方や受け取り方が変わります。齟齬なく伝えるためには、相手の状況を読むことも必要になるでしょう。
例えば、誰もが忙しくしているときに、優先順位の低い業務連絡をすべきではないかもしれません。優先順位の高い事柄から伝え、相手の手が空いたタイミングを狙って、優先順位の低い事柄を伝えていきます。
口頭と文章、どちらで伝えるべきか
何でも口頭で伝えるよりも、または何でも文章で伝えるよりも、口頭と文章を適切に使い分けることが報連相を上達させるコツ。
口頭：簡単な要件や急ぎの要件を伝えるときに
文章：複雑な内容を体系化して伝えるときに
例えば、急ぎの要件を伝えたい相手が不在の場合、メールで伝えても、相手がメールを読む保証はありません。これで手遅れになれば、責任の所在がわからなくなります。この場合は電話をして口頭で伝えるのが正解です。
例外的に、ひとことで済むような簡単な内容はメモを残す、という方法もあります。
これら基本のコツを押さえたうえで、次項からは報告・連絡・相談それぞれの大切なポイントやコツを見ていきましょう。
報告のコツ
報告をするときには「わかりやすさ」が重要なポイント。言葉の選び方はもちろんですが、相手がしっかり情報を受け取れるような前置きや準備も必要です。
報告のタイミングを押さえる
「報告」は相手に結果を伝えることですから、営業であれ研究であれ、物事が“終わった”後に伝えます。
つまり、毎日報告書を提出するのであれば業務終了後。営業の成果であれば、月末に月次報告を出します。研究の場合は、その研究がすべて終わったタイミングで報告書を作成します。必要であれば途中経過の報告も行います。
物事が終わる前では正しく報告できないため、しっかりとタイミングを押さえて報告をしましょう。
先に結論から伝える
相手は結果や成果を知りたいのですから、報告するときには先に結論から述べましょう。そして結論を伝えたうえで、取り組んだ内容やその結論に至った理由などを述べていきます。
では、起承転結の順番で伝えてしまうとどうなるのでしょうか？報告書を読む相手はまどろこしいと感じ、口頭であれば話が長いと感じ、苛立ちを覚えるかもしれません。
きちんと報告を聞いてもらうためにも、「報告は結論ファースト」です。
意見を伝える際は、私見だと明確にする
報告の大半は「事実」を伝えます。その中に自分の意見を伝える際には「私の意見としましては……」と、私見だということを明確にしましょう。
A「リモートワークが増えたので、我が社も導入すべきです」
B「リモートワークが増えています。私の意見としましては、我が社も導入すべきだと思います」
Aの伝え方は断定的ですが、どこか強く一方的な印象です。Bの伝え方は事実と意見が明確に区分されており、提言された側も冷静に検討できるのではないでしょうか。
連絡のコツ
報告は主に上司やリーダーに行うものに対し、連絡はチーム全体に行います。そのため、全員が内容を理解でき、かつ共通認識を持てるような伝え方が重要です。
関係者全員に伝える
連絡事項は一部の人だけに伝えるのではなく、関係者全員に伝えることが大切です。一部の人だけに伝えてしまうと、知っている人・知らない人が混在し、業務にムラが出てしまうかもしれません。
チームで仕事をするうえで重要なことは、全員が共通認識を持つこと。きちんと連絡事項を周知しておけば、仕事がよりスムーズに進むでしょう。
連絡手段を工夫する
関係者全員に伝えられるように、連絡手段も工夫をしましょう。
大勢に向けて連絡するのであれば、朝礼や終礼など、全員が一堂に集まるタイミングで連絡します。チームメンバーへの連絡は、ミーティングにて口頭で伝えるか、チームで使っているチャットツールを使って、全体通知になるように連絡します。
また、限られた相手にだけ伝えたい場合には、メール、電話、文書による通達でもいいでしょう。重要度の高さはメール＜電話＜文書による通達の順ですから、連絡手段も適切に使い分けてください。
はっきりと言い切り、曖昧にしない
連絡事項は、誰が見ても・聞いても理解できるようにはっきりと言い切りましょう。「〜だと思います」「〜かもしれません」という曖昧な表現では、留意すべきかどうか迷ってしまうのです。
逆に不確定事項の場合は、確定するまで連絡を控えるか、自分から次のアクションを提示しておく必要があります。
例「来月から作業工程が変わるかもしれません。こちらで検証し、明日の終礼には決定事項をお伝えします」
相談のコツ
誰かに相談するなら、相手から答えやアクションが欲しいですよね。そのため、相手が回答しやすい相談の仕方が重要になります。
特に女性は「ただ聞いてほしい」という人もいるかもしれませんが、それはプライベートだけにしておきましょう。仕事上はきちんと答えを出すことが求められます。
相談する相手を見極める
上司に相談することもあれば、先輩や同僚など比較的近い立場の人に相談することもあるでしょう。自分にとって相談しやすい相手・相談しにくい相手もいるかもしれません。
仕事に関する相談をするときには、まず誰に相談すべきかを見極めましょう。
ちょっとした実務のことであれば先輩や同僚でもかまいませんが、取引や契約に関することであれば、きちんと上司に相談しなければいけませんよね。
また、金銭に関する相談は経理部に、人間関係やキャリアの相談は人事部になど、相談内容によって窓口が変わることもあります。
より具体的に伝える
部下「契約が取れないんです。なぜだと思いますか？」
上司「なぜだろうね。もう少し頑張ってみたらいいんじゃない？」
部下「何を頑張ればいいんでしょうか？」
上司「うーん……」
この例文からもわかる通り、伝える内容が抽象的だと、相手も抽象的な回答しかできません。
相談事はより具体的に伝えるように意識しましょう。内容が具体的であればあるほど、相手は答えを導き出しやすくなります。
相談内容を具体的に伝えるには、次のポイントをまとめましょう。
- 現状
- 最終目標
- 目標達成を阻む要因
例「ここ半年、契約が取れないんです（現状）。月に5本契約を取りたいのですが（目標）、そもそも話を聞いてもらえないことも多くて（要因）」
こうした相談の仕方であれば「話を聞いてもらうにはどうすべきか？」という悩みが浮き彫りになっているため、相手は回答しやすくなるはずです。
すでに講じた対策と失敗した理由を伝える
実際に相談するに至るまでにいくつか自分なりの対策を行ってきたのなら、すでに講じた対策と失敗した理由も伝えましょう。
それでは、先述した「契約が取れない」という例を元に見てみましょう。
例「資料を渡して帰っているのですが（対策）、後からお電話しても『まだ読んでいないから』と断られます（失敗した理由）」
こうした対策や失敗した理由を伝えておけば、相手もあなたの状況を読みやすくなります。すると、より具体的なアドバイスをもらえるでしょう。
報連相を仕組み化・ルーティン化することも考えよう
今回は報連相のコツをお伝えしましたが、実践しないことには、体感を得られませんよね。
不要な報連相を省き、必要な報連相をしっかり行うためには、仕組み化することも考えてみましょう。「Aの場合は報連相をする、Bならしない」とルールを決めておけば、より仕事が円滑に進むはずです。
個人の意向だけで仕組み化できない場合には、自分の中でルールを決めてルーティン化し、定期的に行えるようにすると生産性が上がります。
コツを押さえて実践しながら、より報連相の精度を高めていきましょう！