新型コロナウイルスの影響により、テレワークを導入する企業が増えています。
しかし、急に導入したところでいきなり完全な状態でスタートできるはずもなく、企業側も社員側も戸惑いますよね。なぜなら、テレワーク・在宅勤務に関する明確なルールが定められていないからです。
そこで今回はテレワークや在宅勤務におけるルールや社内規定を制定するポイントをお伝えします。
テレワークや在宅勤務における社内規定の必要性
テレワーク導入に必要なものといえば、グループウェアやチャットツール、支給用PCなどの機材をイメージする人も多いでしょう。しかし、それらツール以上に重要なのがルール、つまり社内規定です。
日本で働くビジネスパーソンの多くは、テレワーク未経験。どのように働くのか、そして自分は何を基準として評価されるのかわからない人がほとんどのはずです。
しかも、会社以外の場所で働くことになれば、上司の目は行き届かなくなります。社員の様子が見えないため「もしかしたらサボっているかも」という疑念は拭えないでしょう。
人は明確なルールを決めて初めて、統率の取れた行動ができます。だからこそ、新制度となるテレワークや在宅勤務にもしっかりと社内規定を定める必要があるのです。
テレワークのルール制定で押さえておきたいポイント
「テレワークに関する社内規定を決めましょう」といっても、テレワーク経験者のいない企業だと、どのように決めればいいのかもわかりませんよね。
まずはテレワークのルール制定時に押さえておきたいポイントを大まかに見ていきましょう。
勤務時間と業務について
テレワーク時でも、なるべく出社時と同じ質の仕事をこなしてほしいもの。そこで必要となるのが、社員の勤務時間や勤怠管理・業務管理に関するルールです。
まず勤務時間ですが、次の3パターンがあります。
- 始業・終業時間を決める
- フレックスタイム制にする
- 裁量労働制にする
どれも合う・合わないがあるもの。社員が柔軟に働けるように裁量労働制にするのもいいですが、それで成果物の質が落ちるようであれば、他の方式に変えるといいでしょう。
また始業・終業時間を決めてもダラダラと過ごしてしまうようであればフレックスタイム制にするなど、テストを重ねて最良のルールを決めましょう。
社員の仕事を見える化するために、勤怠管理・業務管理をするためのルールも必要です。
- 始業時・終業時のタイムカード打刻は必要か
- 進捗状況を誰に、どのように報告するか
- 進捗報告はどの頻度で行うか（毎日・毎週・毎月・成果物完成時のみ）
上司の立場としては、なるべく社員を管理・監視したいと思うかもしれません。しかしそれが社員にとってストレスになる可能性もあります。
社員を縛りすぎず、かつ放任しすぎない、ちょうど良い塩梅の勤怠管理・業務管理を行いましょう。
社内外やチームとの連携について
テレワークで仕事をしているときに困るのが、報告・連絡・相談です。上司に進捗状況を伝えるだけでなく、チーム間で連携するために連絡を取り合ったり、技術チームに仕事を振ったり、または社外の関係者に確認をしたりと、コミュニケーションを取る場面が多くあります。
こうしたコミュニケーションは業務を進めるだけでなく、テレワーク中の孤独感・疎外感などのストレスを軽減させる重要な要素でもあることを忘れてはいけません。
- チーム間での連絡はどうやって取ればいいのか
- 他のチームに連絡を取りたい場合はどうすればいいのか
- ちょっとした雑談や簡単な質問をしたいときの方法は何があるか
- 顧客コミュニケーション（お問い合わせやクレーム）はどうするか
- 社員の抱える疑問や不満を解決・解消するにはどうすればいいか
定期ミーティングで顔を合わせる場を用意したり、雑談部屋を作ったりなど、テレワーク中でもコミュニケーションを取りやすい体制を整えておきましょう。
セキュリティについて
テレワークで特に注意しておきたいのが、セキュリティに関することです。社内のデータを社外に持ち出すことになるため、情報漏洩などには注意しなければいけません。
テレワークのセキュリティ対策には次のようなものがあります。
- 私用パソコンではなく、会社パソコンを支給する
- ウイルス対策ソフトをインストールする
- のぞき見防止フィルターを貼る
- 働く場所を制限する
この中でも注目したいのは「働く場所を制限する」です。自宅やサテライトオフィスなどであれば情報漏洩のリスクは低いですが、カフェやファミレスなど多くの利用者が行き交う場所はリスクが高まります。
しかし情報漏洩リスクの高い場所でのテレワークを完全に禁止するのは難しいでしょう。しっかりとパソコンのセキュリティ対策をしたうえで「壁側の席を利用する」などの研修を行うようにしましょう。
評価制度について
社員の働きが目に見えないテレワークでは、社員をどのように評価するかによって、社員のモチベーションも変わってきます。評価方法には2つの種類があります。
定量的評価：業務の達成度や成果物などを数値化して、数値を元に評価する方法
定性的評価：プロセス・方針など数値化できないもので評価する方法
オフィス勤務であれば定量的評価・定性的評価を組み合わせることで評価することが多かったですが、テレワークにおいては定量的評価に統一することが有効だと言われています。
ただし、正しく定量的評価を行うためには全社員一貫した基準ではなく、個々の社員に合わせた基準を設けなければいけません。例えばベテラン社員と新卒社員とでは仕事のスピードも質も違うように、それぞれに求められる基準も異なります。
社内規定に加え、各社員に合わせた評価基準も別に制定するといいでしょう。
ルールを改定することも視野に入れて
テレワークについてのルールを決めても、最初からそのルール通りにうまくいくとは限りません。初めてテレワークに取り組んだ企業ならばなおさらです。
一度ルールを制定したとしても、しばらく実施してみて、必要であれば改定することも視野に入れて取り組みましょう。
「フレックスか裁量労働制か」「定量か定性か」など、ルール制定にはあらゆる選択肢があります。あらかじめ多くの選択肢を用意しておくことで改定もしやすくなるため、後に紹介するサンプル・ひな型等も参考にしながら、適宜調節していきましょう。
どのようなルールを定めればいいのか迷うときには、厚生労働省のガイドラインを参考にしてみてください。
参考：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン｜厚生労働省
テレワーク社内ルール作成の手順
それでは、テレワークに関する社内ルールを実際に作成しましょう。手順は以下のとおりです。
- 就業規則の見直し
- テレワークすべき業務・出勤すべき業務の選別
- チェックリストに基づきルールの制定
- 社員と共に整理・調整
それぞれの手順とポイントを見ていきます。
就業規則の見直し
従来の「会社に出勤する」という働き方がガラリと変わるので、まずは就業規則を見直す必要があります。就業規則の中にある次の項目をチェックしましょう。
- 労働時間
- 給与・手当
- 安全衛生（作業環境・作業管理・健康診断）
- 服務規律（セキュリティ）
- 費用負担
- 教育訓練・研修
- 福利厚生
これらの項目の中にテレワークや在宅勤務に関する規定があるかどうかを確認し、なければ追加します。会社以外での業務遂行を禁止しているなどテレワークと相反する規定がある場合には、修正しましょう。
テレワーク業務と実施範囲を決める
基本的にオンラインで完結できる業務であれば、テレワークが可能です。一方で、顧客電話受付や紙の書類、現品商品を扱う業務などは、出勤する必要があります。ただその中にもツールを導入することでテレワーク可能になる業務もあります。
まずはテレワークの可・不可を考え、業務や業種ごとに割り振っていきましょう。そのうえで、テレワーク対象者も選定していきます。
中には「テレワークよりも出勤したい」という社員もいるかもしれません。対象者全員テレワークにすることも可能ですが、週1〜2回ほど、日時をズラして出勤できるようにするのも効果的です。社員のストレスを減らすだけでなく、時差出勤によるコロナ対策もできるでしょう。
チェックリストに基づきルールを制定する
テレワークの実施範囲を決めたら、いよいよルールを制定していきます。このとき、総務省が提示している「テレワークに関する社内ルール作り」にあるチェックリストを参考にしてみましょう。
チェックリストには就業場所の明示や業務連絡・報告の方法、セキュリティなど、テレワークに必要な事項が定められています。このチェックリストを見ながらルール制定すれば、抜け漏れを防げるでしょう。
社員と共に整理・調整
現場の社員でないと、業務の実態がわからないことも多々ありますよね。テレワークも同じで、実際にテレワークを実施する社員でないと、テレワークがどのような実態なのかがわかりません。
ルール制定をしたら、実施前に一度社員とすり合わせを行いましょう。ルールを1つひとつ整理し、要望があれば検討・調整を行います。
さらにテレワークの導入後、数週間・数ヶ月サイクルで検証します。必要であればルールを調整し直すこともあるかもしれません。
上の管理職だけでなく、下で支える社員も納得できるテレワークルールを作成しましょう！
テレワーク運用ルールのサンプル・ひな型
「他社はどのようにテレワークに関するルールを定めているのか気になる」
「まずはどんな社内規定にすればいいのか、例を見たい」
そんな人は、テレワーク運用ルールのサンプルやひな型にも目を通してみましょう。
一般社団法人日本テレワーク協会では、今後テレワーク導入を検討する企業向けに勤務規則例を提示しています。
参考：テレワークに関わる勤務規則例｜一般社団法人日本テレワーク協会
さらに、一般社団法人東京都トラック協会でもテレワーク規定例を公開しています。
参考：テレワーク規定例（PDF）｜一般社団法人東京都トラック協会
どちらも各規定ごとにポイントが解説されているため、ぜひルール制定の参考にしてみてください。
明確なルールのうえでテレワーク・在宅勤務に取り組もう
ルールのないテレワーク・在宅勤務は、いわば無法地帯。上司の目が届かない分、サボる社員もいれば働きすぎる社員もいて、正しい評価ができなくなってしまいます。
テレワークを今後導入する予定であれば、きちんと社内規定を定めましょう。すでに導入している企業も、一度社内規定を確認してみるといいかもしれません。
明確なルールを決めたうえで、テレワーク・在宅勤務に取り組んでいきましょう！