社内の生産効率を上げるためにPDCAを実施している企業も多いのではないでしょうか？
近年PDCAは、効果を上げるための正しいやり方を実践しないと、かえって逆効果になってしまうといった問題点を指摘する声もあります。つまり、ただしやり方を実践することで高い効果が継続的に得られるのが、PDCAなのです。
今回は、PDCAの各工程のポイントや失敗例、PDCAサイクルのメリットなどを解説します。
PDCAとは
PDCAは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字から構成されています。ここからは、それぞれの段階が示す役割を詳しく見ていきましょう。
Plan
Plan＝計画では、目標を設定し、目標を達成するための実行計画を定めます。目標設定では、取り組むべき課題を全て洗い出し、優先順位の高いものから計画を立てるようにしましょう。
できるだけ具体的な数値を用いて、5W1Hを意識するとよいです。実行計画では、目標到達日を定め、そこから逆算して1ヶ月、1週間単位の行動や目標達成のため方法、問題解決策などを考えます。
ここでは、とある営業部のPlanを例に挙げています。
目標：「営業売上年間5,000万円」
実行計画：目標達成日「12月10日」
活動計画内容
- 「オンラインセミナーの開催（毎月）」見込み顧客の獲得 Aチーム
- 「TwitterやLINEを利用しての営業活動（4月～）」見込み顧客の獲得 A,Bチーム
- 「電話やEメールなどによる営業活動（4月～）」見込み顧客から顧客獲得へとB,Cチーム
- 「訪問営業による営業活動（毎月）」顧客獲得 Cチーム
上記のように、実行計画は分かりやすいものでなければなりません。感情や経験値のみで判断するのではなく、論理的に道筋を組み立て、利益が出るようなアプローチを行います。
Do
Do＝実行では、実行計画に沿って行動しながら、実行計画が本当に有効な手段であるのかを試していく段階です。活動内容は記録するようにし、上手く行かなかった場合や問題が生じた場合の内容なども全て記録します。
Doで記録した内容は、CheckやActionの分析資料となり、改善案の判断材料として役立ちます。
Check
Check＝評価では、実行計画がどのくらい目標達成できたかを評価します。計画通りに進んだ場合、問題点が生じた場合のどちらのケースも検証、分析を行い、目標の数値に対する有効な解決策をまとめます。
Action
Action＝改善は、Checkでまとめた内容をもとに業務の改善を行います。業務の改善では、主に以下の3つの判断をします。
- 継続する
- 改善する
- とりやめる
成功した内容については継続し、失敗した内容の中でも良くなる見込みがあるものは改善して実行する、失敗した内容の中でも悪いと判断したものはとりやめるなど、目標達成のために業務の取捨選択します。
PDCAは、多くの場合、1サイクルで終わりではなく、繰り返し行われます。Actionの内容をもとに次のサイクルのPlanを立てます。継続的に行うことで、より高い成果を上げられるのです。
PDCAサイクルの各段階のポイントと失敗例
PDCAサイクルは、方法をひとたび間違えると大きく失敗してしまうこともあります。ここからは、各段階のポイントと失敗例を詳しく紹介します。
Planのポイントと失敗例
Planのよくある失敗例には、以下のような内容が挙げられます。
目標が明確になっていない
目標が明確になっていないと、計画や実行、評価、改善の段階も自ずと上手くいかなくなってしまいます。目標を明確にするには、現状把握が必要です。
まずは現状を洗い出し、問題点の把握に努めましょう。次に、問題点から導き出された内容をもとに具体的な目標を立て、目標数値を設定します。そのとき、目標は実行可能範囲のものを意識しましょう。目標が大きすぎると、実行計画にも無理を生じる可能性が高く、注意が必要です。
実行計画の期間や計画内容が曖昧
実行計画の期間や計画内容が曖昧であると、目標達成までの道筋が見えてこない場合も多く、現場では結局何をしたらよいのか分からないという問題に陥ってしまうケースも。
期間を定めてから計画内容を決定しましょう。計画内容は、目標を日々の行動に落とし込むことを意識し、そこから有効な手段や方法を考えます。
Planは、成果を大きく左右するものであり、PDCAサイクルの中でも非常にな役割を果たしています。計画倒れという言葉があるように、その後の段階が上手くいくような有効なプランを立てなければなりません。
Doのポイントと失敗例
Doの段階では、以下の2点の失敗例があります。
実行計画が個人のタスクレベルにまで落とし込まれていない
Planで立てた実行計画は、社員一人一人のタスクレベルになると何をすればよいのか見えてこない場合も多いといえます。担当者はできるだけ綿密に社員と計画内容を擦り合わせ、タスクレベルの行動指針をはっきりさせることが大切。実行計画を個人単位のタスクに落とし込み、スケジュールを設定することで、行動が具体化されます。
全ての計画を完璧に実行しようとする
よくある間違いが、全ての計画を完璧に実行しようすることです。Doには実行計画を試しながら、目標達成に向けて最も有効な方法を探るという意味合いも含まれています。全てを完璧に行うことが重要ではなく、有効な手段を見つけることに目を向けていきましょう。
Checkのポイントと失敗例
Checkでよくある失敗例は、課題点や問題点が細かく評価されていないということです。Doの内容から浮き彫りになる課題点や問題点は一つではなく、複数点見つかる場合も多いでしょう。しかし、時間の問題などから一つ一つの課題点や問題点を取り上げることなく、重要なもののいくつかを取り上げてしまうといったケースも見られます。よりよい改善点を見つけ出すには、全ての内容をしっかりと具体的に評価し、十分な時間をかける必要があるのです。
Action のポイントと失敗例
Actionでは、正しい改善案が選択されていないという失敗例があります。
改善案の選択肢には、継続する、改善する、止めるの3つがありますが、この判断を誤ると、次のPDCAサイクルにも大きく影響し、目標達成になかなかつながらないという問題に陥ってしまうのです。
改善案を決定する際は、目の前の問題ばかりに目を向けず、広い視野で物事を考え、目標達成のための取捨選択が必要です。また、改善点には優先順位を付け、優先度が高いものから実行することで、効率的に業務をまわすことができます。
PDCAサイクルのメリット
ここからは、PDCAサイクルのメリットを詳しく見ていきましょう。
目標や行動の見える化
PDCAサイクルによって目標や行動がはっきりと見えてきます。目標や行動が定まっていない状態にあると、企業は行動指針を具体的に示すのが難しくなり、事業の成長への妨げになることも。PDCAサイクルは、目標や行動だけでなく、個人単位の行動も細かく設定されるため、目標達成へのはっきりとした道筋が立ち、社員が同じ方向に向かって努力し続けていけるのです。
タスクに集中できる
目の前のタスクに集中できるのは、PDCAサイクルの大きなメリットです。目標や実行計画に沿って日々のタスクが決まるため、社員は「何をすれば良いか分からない」といった状態から脱することができます。‘また、PDCAサイクルは、何のために業務に取り組んでいるのかがはっきりと表されているため、業務への理解も深まります。
課題を発見し、改善できる
PDCAサイクルは、課題を発見し、改善できます。普段の業務ではなかなか見つかりにくい課題もPDCAサイクルによって日々の活動が数値化、定量化されることで、発見できる場合も多くあります。発見した課題から更に検証、分析を重ね、数値化された明確な改善点を見い出すことで、高い成果を上げられるのです。
まとめ
PDCAは、各段階の役割をしっかりと理解し、ポイントを押さえることで、企業にとって成果を出すための有効な手段になります。また、PDCAサイクルでは、現段階の改善点が次のサイクルの計画につながることを強く意識しなければなりません。
PDCAサイクルを上手く活用し、生産効率や業務効率の向上に役立てていきたいものです。