執筆から編集まで!Googleドキュメントの便利機能14個

文章を書くためのツールとして、Googleドキュメントの需要が高まってきました。テレワークが普及したこともあり、文書のやりとりをGoogleドキュメントで行う人も増えたのではないでしょうか?

ライターや編集者にとっても、今やGoogleドキュメントは欠かせないツールですよね。そこで今回は、覚えておくと作業が驚くほど効率的になるGoogleドキュメントの便利機能をご紹介します!

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Googleドキュメントとは

『Googleドキュメント』とは、Googleが提供する文書作成のためのWebアプリケーションです。

「文章作成」に特化しているだけあって、執筆から編集、さらに共有まで、文書作成に必要な機能が揃っています。

では、Googleドキュメントにはどんな特徴があるのでしょうか?

Word文書との違い

同じく文書作成用のWebアプリケーションには、Microsoft社が提供する『Word』があります。こちらにも、執筆や編集に必要な機能が備わっています。

しかしGoogleドキュメントとWordの大きな違いは、文書の保存・共有方法です。

保存方法・保存場所 共有方法
Googleドキュメント クラウド上に保存
リアルタイムに保存される
URLをシェア
ドキュメントに招待等
Word PCに文書ファイル(「.doc」や「.docx」)として保存
「保存」ボタンを押す必要がある
メールやメッセンジャーにファイルを添付して送信

Wordだと「保存」ボタンを押して保存する必要があるため保存のトラブルが発生しやすいです。また文書の閲覧も一度ダウンロードしなければならず、手間がかかります。

Googleドキュメントはクラウド上にリアルタイムでデータが保存されるため、保存のし忘れがありません。共有もURLをシェアするだけなので、とても簡単です。

Googleドキュメントが便利な理由

GoogleドキュメントがWordよりも選ばれるようになったのには、他にも理由があります。

まず、GoogleアカウントがあればMicrosoft Officeユーザー、Macユーザーの両方が使用可能。MacにはWordがないため、ここでユーザー間の格差が無くなります。

Googleの他サービスとも連携がしやすい点も魅力です。作成したドキュメントは自動的にGoogleドライブに保存されて見つけるのが簡単ですし、フォルダ分けや共有もできます。またGoogleカレンダーにGoogleドキュメントのURLを貼り付け、会議資料をすぐさま開くことも可能です。

Googleドキュメントを使い始め、そして使いこなしていくうちに、気付けば仕事に欠かせないツールになるかもしれませんね。

【文章執筆】Googleドキュメントの便利機能6個

まずはGoogleドキュメントで文書を作成したり、文章を執筆したりする際に便利な機能を6つご紹介します!

文字数の表示

ライティングやコンテンツ制作において、文章の文字数を気にする人も多いでしょう。Googleドキュメントには文字数カウント機能がついています。

使い方は、「ツール」>「文字カウント」の順にタップ。もしくは次のショートカットキーでも確認できますよ。

Microsoft:Ctrl + Shift + C

Mac:command + Shift + C

文字数が表示されました。執筆しながら文字数を確認したいときは「入力中に文字数を表示」にチェックを入れ、OKボタンを押します。

すると、画面左下に常時文字数が表示されるように!毎回文字カウントを開く手間が省けますよ。

音声入力

使ってみると意外とハマってしまう機能が、音声入力です。手を動かさなくても、しゃべるだけで音声がドキュメントに反映されていきます。

ドキュメントを開き、「ツール」>「音声入力」の順にクリックしましょう。

するとマイクのボタンが出現します。あとはマイクのボタンをクリックし、音声入力をON!そのまま喋ることでPCの内蔵マイクが音声を拾い、ドキュメントに反映していきます。

音声入力の精度もなかなか優秀です。手が腱鞘炎になっても、腰や首を痛めても、ベッドから起き上がれなくても執筆できるため、おすすめの機能のひとつです。

※一部のブラウザでは音声入力に対応していません。音声入力を利用するならGoogle Chromeブラウザが推奨されています。

目次・ドキュメントの概要

Googleドキュメントの隠れた便利機能が、目次・ドキュメントの概要作成です。

手書きでも目次や概要は作成できますが、文章に手を加えたくない、文字数をかさ増ししたくないときってありますよね。そんな時は、次の方法で目次や概要を作成しましょう。

まずは標準テキストに「タイトル」や「見出し2」などの目次を付けていきましょう。

次にツールバーから「表示」>「ドキュメントの概要を表示」の順にクリックします。

すると、画面左側にドキュメントの概要が表示されました!先ほどつけた目次が表示されているため、ひと目で大まかな内容を把握できるでしょう。

また概要に表示されている目次をクリックすることで、その目次のページに飛びます。目次を確認したいとき、何度もスクロールする手間が省けますね。

スマホで執筆

外出中でもドキュメントで執筆したいとき、スマホで開けたら便利ですよね。実は、Googleドキュメントのスマホアプリ版もありますよ。

アプリ版のGoogleドキュメントは一部機能が制限されているものの、基本的な機能は利用できるため、執筆や編集に困ることはありません。

この画面から執筆や他のユーザーとの共有までできますよ。スマホアプリ版をインストールしておけば、外出中のスキマ時間に執筆を進めたり、急な編集の対応もできたりと、さらに便利になるでしょう。

URLから画像を挿入

GoogleドキュメントにWeb上の画像を挿入したいとき、一度元画像をダウンロードしていませんか?実は、画像をダウンロードしなくてもURLからそのまま挿入する方法があるのです。

まずは挿入したい画像の上で右クリックをし、「イメージをコピー」を選択します。

次にGoogleドキュメント上で、挿入したい箇所に貼り付けるだけ。意外と面倒なダウンロードの手間を省き、見栄えの良いドキュメントを作成しましょう!

※Web上の画像を挿入する場合は、著作権を侵害しないように注意しましょう。

テンプレートを活用

Googleドキュメントにあるテンプレートを使用したことはあるでしょうか?

Googleドキュメントを開くと、上部にテンプレートがいくつか表示されています。さらにテンプレートを見たいときには「テンプレートギャラリー」をクリックしましょう。

テンプレートを選べば、すぐに文書作成を開始します。項目を埋めていくだけで、簡単に文書作成ができますよ。

仕事用ならプロジェクト提案書、会議メモ、パンフレット、履歴書、小論文、レポート、レシピなどさまざまな種類があります。

何度も同じ型の文書を作るのが面倒なときは、ぜひテンプレートを使用してみましょう!

【外部共有】Googleドキュメントの便利機能3個

Googleドキュメントで文書作成をしたら、編集者や関係者に共有しましょう。ここでは、共有に関する便利な機能を3つご紹介しましょう。

権限の設定

作成したドキュメントを共有するには、URLをシェアするのが一般的です。しかし何も設定せずURLをシェアするだけでは、相手は「閲覧者」となり、ドキュメントの編集ができません。

そこで、次の手順で権限を設定してあげましょう。

まずはドキュメントの右上「共有」ボタンをクリックします。

次に「リンクを取得」の下にある「変更」をクリックしましょう。

最後に権限を変更します。権限の種類は3つです。

閲覧者:ドキュメントの閲覧のみ可能

閲覧者(コメント可):ドキュメントの閲覧と、提案モードやコメント機能を利用可能

編集者:ドキュメントの編集が可能

該当する権限にチェックを入れたうえで、リンクをコピーして共有しましょう!

PDFにダウンロード

ドキュメントをPDFとしてダウンロードすることも可能です。PDFとして保存しておけば以降は編集ができません。契約書や請求書など。大事な文書の保存形式として最適です。

PDFとして保存するには「ファイル」>「ダウンロード」>「PDFドキュメント」の順にクリック。ダウンロードファイルを開いて、きちんと保存できたか確認すれば完了です。

Word文書にエクスポート

取引先がWord文書を使っている場合などは、相手に合わせてGoogleドキュメントの文書をWord文書に変換できたらいいですよね。ここでは、Word文書にエクスポートする方法を見ていきましょう。

やり方はPDF保存と同じで、「ファイル」>「ダウンロード」>「Microsoft Word」の順にクリックするだけ。

見出し等を維持した状態で「.docx」という拡張子で保存されるため、先方もドキュメントを編集できるようになります。

【編集・その他の作業】Googleドキュメントの便利機能5個

作成した文章を編集したり、ちょっとした作業をしたりするときに便利な機能が5つあります。特に編集者やディレクターは、編集作業に関する機能をマスターしておきましょう!

提案・コメント

Googleドキュメントには「提案モード」と言われるモードがあります。これはいわゆる添削と同じで、元の文章に取り消し線を引いて修正したり、コメントを入れたりと、編集作業が最も捗るモードです。

提案モードで文章に編集を加えると、緑(ドキュメントの所有者にはピンク)のテキスト色で表示されます。そのため、ひと目で編集された箇所がわかります。

さらに、文章を選択し、横の「+」ボタンをクリックすることでコメントを入れられます。文章を直接いじらずに指示やコメントを残せる機能です。

提案モードは編集者からライターへの差し戻し等に便利な機能なので、どんどん活用していきましょう!

ドキュメントの検索

ドキュメント内に意味を知らない単語等があったとき、わざわざGoogleを開かずに検索できるのをご存知でしょうか?

調べたい箇所をドラッグで選択し、右クリック。そして「〇〇をデータ検索」クリックします。

すると、画面右側にWebでの検索結果が表示されました。検索結果をクリックすれば、新規タブが開きWebサイトを閲覧できます。

他にも画像検索やドライブ内検索などもできるため、検索機能も使いこなしたい機能のひとつです。

表の貼り付け

ドキュメント上でも表を作成できますが、面倒なのでスプレッドシートやエクセルから貼り付けましょう!

まずは貼り付けたい箇所を選択し右クリック、そして「コピー」をクリックします。Ctrl+C(command+C)でもコピーできますよ。

そしてドキュメントを開き、コピーした表をそのまま貼り付けるだけ!

 

スプレッドシートから貼り付ける場合、このようにリンク有り・無しを選択できますよ。

オフラインで編集

Googleドキュメントはクラウド上に保存されることから、インターネットに繋がっている状態(オンライン)で利用するのが基本です。しかし、どうしてもインターネット環境がない場合にはオフラインで利用することもできます。

ただし、オフラインで使用可能の設定をするには、次の2つの条件があります。

  • インターネットに接続している
  • Googleドライブを開ける状態

それでは設定手順を見ていきましょう。

まずはGoogleドライブを開き、歯車マークから「設定」を開きます。

次に「オフライン」の項目にチェックを入れ、設定を完了しましょう。

これで準備は整いました。後はGoogleドライブから編集したいドキュメントを開けば、オフラインのまま編集ができるようになりますよ。

変更履歴の確認

そのドキュメントは過去にどんな編集があったのか確認したいときには、変更履歴をチェックしましょう。

ツールバーの上には「最終編集:〇〇分前」と表示されていますが、そこにカーソルを合わせると「変更履歴を開く」と表示されます。そのままクリックしてみましょう。

こちらがドキュメントの変更履歴です。変更が加えられた時間や編集した人の名前が表示されています。

「間違えて編集してしまった!そのまま保存されちゃった!」……そんなときには、変更履歴から前のバージョンを呼び出せば大丈夫!

変更履歴の右側のリストから復元したいバージョンを選び、左上の「この版を復元」をクリック。すると以前のバージョンが復元されるため、編集ミスをなかったことにできますよ。

Googleドキュメントの便利機能をマスター!

執筆、共有、編集まで一元管理できるGoogleドキュメント。他のGoogleサービスとの連携もしやすく、使えば使うほどその利便性を実感できるはずです。

本記事で紹介した便利機能を自在に使えるようにして、さらなる業務効率化を目指していきましょう!

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