正しい敬語で文章を書けていますか?ビジネスメールで間違えやすい言葉遣い

仕事でいつも使っているのに、間違った使い方をしている人も多い敬語。文章で書くと敬語の間違いは目立ちやすくなり、先方に失礼に当たる場合もあります。

そこで今回は、ビジネスメールで間違えやすい敬語や言葉遣いについて取り上げました。正しい敬語の使い方を解説しますから、今日から取り入れていきましょう。

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敬語の基本をおさらい

まずは敬語の基本をおさらいです。敬語には3つの種類があります。

  • 謙譲語
  • 丁寧語
  • 尊敬語

あなたは3つの違いを説明できるでしょうか?学校で学んだけど、意識して使っている人は少ないですよね。

それぞれの違いを見ていきましょう。

謙譲語

謙譲語とは、自分のことを謙遜してへりくだることで、相対的に相手を持ち上げて敬うときに使う敬語です。

代表的なのは「〜させていただきます」「お〜します」などの表現。以下に、謙譲語の例文をいくつかご紹介します。

担当させていただきます

お邪魔いたします

(食べ物を)頂きます

申し上げます

丁寧語

丁寧語とは、聞き手に直接敬意を表すための敬語です。

語句に「お」「ご」「御」などの接頭語をつけたり、文末を「〜ます」「〜です」で締めたりするだけですので、比較的簡単に使える敬語ではないでしょうか。

御社の実績を拝見しまして〜

後ほどご連絡いたします

締め切りは明日です

こちらでお休みください

尊敬語

尊敬語とは、相手を持ち上げることで敬意を表すときに使う敬語です。

尊敬語と謙譲語は特に間違えやすい敬語です。謙譲語は自分を下げるため、自分の動作に使う。尊敬語は相手を持ち上げるため、相手の動作に使うと覚えると、区別がつきやすくなるでしょう。

お召し上がりください

どうぞご覧ください

社長がおっしゃるには〜

ご存知でしょうか?

敬語でビジネスメールを書くときのポイント

社会人であれば、敬語でビジネスメールを書くのは日常茶飯事。気付かぬうちに相手に無礼を働いてしまわないように、ビジネスメールを書くときのポイントをご紹介します。

「あれ・これ・それ」を使いすぎない

ビジネスメールで「あれ(あちら)・これ(こちら)・それ(そちら)」などの指示代名詞を使いすぎないように注意しましょう。

指示代名詞は便利な言葉ですが、デメリットが2つあります。

  • 何のことを指しているのかわからない場合がある
  • 文章が稚拙に見られてしまう

文章を読みやすくするために指示代名詞を使うことはあっても、できるだけ具体的な名詞に置き換えるのが理想です。

(請求書をもらった場合)

こちら受領しました。 → 請求書を受領しました。

依頼するときは丁寧さを心がける

誰かに物事を依頼するときには、なるべく丁寧さを心がけましょう。

例えば「お願いします」と「お願いいたします」では、たった2文字増えただけですが後者の方がより丁寧な印象を与えます。

また名前を呼ぶ場合も「〇〇さん」よりも「〇〇様」の方がビジネスシーンでは好まれます。相手と打ち解け、距離が近付いてから「〇〇さん」を使うようにしましょう。

ちなみに、「〇〇君」と君付けするのは相手が男性であってもNG。もともと「君」とは、目下か同等の相手を親しみを込めて呼ぶ言葉ですから、ビジネスシーンではほとんど使用しません。

許可を出すときは言い回しを工夫する

誰かに許可を出すときはつい「OKです」「大丈夫です」とフランクな表現になりがち。長く一緒に仕事をしている相手や同僚であれば許容の範囲内ですが、取引を始めて間もない相手や、部長・役員・社長など目上の相手に対して使うのは好ましくありません。

許可を出すときには、次のような言い回しに工夫してみましょう。

そちらの仕様で問題ございません。

そのまま進めていただければと存じます。

ビジネスメールの文章で間違えやすい敬語

それでは、ビジネスメールの文章で間違えやすい敬語の使い方をもっと具体的に見ていきましょう!

目上の人に対して「了解」は間違い

実は、多くの人が目上の人に対する敬語を間違えて使っています。

特に多いのが「了解しました」という表現です。実は「了解」とは事情を思いやって納得することで、少しくだけた表現になります。

目上の人に対して、またはビジネスシーン全般に対しては「承知しました」「承諾しました」を使うのが適切です。

目上の人に対して「ご苦労様です」もNG

また目上の人に「ご苦労様です」と言葉をかけるのもNG。「ご苦労」に「様」がついていて一見丁寧に見えますが、元々は目上の人が目下の人にかける言葉です。

目上の人には「お疲れ様です」を使いましょう。「お疲れ様です」は様々なシーンで活用できます。

  • 相手の仕事の労をねぎらう言葉として
  • 相手へのあいさつの言葉として(「こんにちは」の代替)
  • メールや電話の定型句として(書き出しに使う)

また、社外の人に使うと相手によっては失礼と受け取られる場合もあります。そのときは「お世話になります」「ありがとうございます」などを使うといいですね。

初めての相手に「お世話になります」は使わない

ビジネスマンなら1日に1回は使っているであろう「お世話になります」という言葉。日常的な挨拶ですが、初めての相手には使いません。

「世話」に「は、次のような意味があります。

  • 手をかけて援助すること
  • 間に入ってとり持つこと
  • 手間がかかること

すでに仕事の関係を構築していたり、取引を始めていたりする相手に使う言葉です。よって、これから取引をする相手や初めて連絡をする相手には適していません。

初めての相手には「はじめまして」や「こんにちは」など、基本的なあいさつ文を送れば問題ありません。

二重尊敬・丁寧すぎる敬語は不自然

二重尊敬や丁寧すぎる敬語を使っている人も多いです。次の例文を見てみましょう。

お伺いさせていただきます

拝見させていただきます

一見、日常的に使われている敬語に見えますが、実は二重尊敬になっています。

  • 「お伺い」は「行く」の謙譲語
  • 「拝見」は「見る」の謙譲語
  • 「させていただく」は使役の助動詞「させて」+「もらう」の謙譲語「いただく」

正しく使うなら、次のように表現しましょう。

お伺いします

拝見いたします

敬語は語数を重ねればいいわけではありません。自分の思っている以上にシンプルなものだと考えましょう。

「〜になります」「よろしかったでしょうか?」はバイト敬語

「バイト敬語」と呼ばれる間違った敬語の使い方もあります。例文と一緒に見ていきましょう。

(請求書を送って)1080円になります。

(商品を説明しながら)こちらが新商品になります。

「〜になる」は変化を伴うときに仕様する表現です。「サナギから蝶になります」などのように、AからBに移り変わるときに使用します。

しかし例文のように「お金が変化する」「商品が変化する」ことはありませんよね。

1080円です。

こちらが新商品です。

と、「です」で言い切るのが正しい表現です。

ご注文はMサイズでよろしかったでしょうか?

企画書はこちらで問題なかったでしょうか?

どちらとも過去形の表現になっています。過去の物事を確認するシーンなら問題ありませんが、現在の物事に使用するのには適していません。

ご注文はMサイズでよろしいでしょうか?

企画書はこちらで問題ありませんか?

など、過去形を省いた表現に変えましょう。

「各位」に「様」は不要

メールやビジネス文書などの宛先に使用される「〇〇各位」という表現の後ろに「様」は付けません。

「各位」とは複数の人に宛てる場合、その一人ひとりを敬う際に使う敬称です。すでに「皆“様”」という意味を持つため、「〇〇各位様」は二重敬語になります。

ただし「お客様各位」のように、前の語句にくっついた「様」であれば問題ありません。

×担当者各位様

○担当者各位

○お客様各位

好印象を残すためのワンポイントアドバイス

基本的な敬語の使い方を押さえていれば、ビジネスメールや文書でのやり取りに困ることはないでしょう。

敬語をきちんと使えるだけでも印象は良いのですが、「雇って欲しい」「一緒に取引したい」など、さらに好印象を残したいときもありますよね。

そんなときには、次のアドバイスを参考に文章にひと工夫加えてみましょう!

メールの内容がわかる文章を入れる

タイトルまたは冒頭部分に、連絡内容がわかる文を一文入れましょう。

人はメールを受け取ったとき、そのメールが自分にとって重要なものか・不要なものかを即座に判断します。見てわかる部分に連絡内容がわかる文が入って入れば、大事なメールを見落とすことなくきちんと対処できるのです。

タイトルの場合:○月△日の交流会について

チャットツールの場合:お疲れ様です。10月の定例ミーティングのご連絡です。

タイトルならメールを開く前に目に付きます。チャットツールなどを利用している場合は、挨拶文の直後に入れておくとメッセージがプレビューされたときに見えるでしょう。

クッション言葉で気遣いを見せる

「クッション言葉」とは、相手にお願いやお断りなどをするときに、間に入れることで柔らかく丁寧な印象を与える言葉のこと。

ハッキリと意思表示をしなければいけないビジネスシーンにおいては、時として語尾が強く感じられるシーンもあるため、それらを和らげる役割があるのです。

【依頼する場合】

・恐れ入りますが~

・よろしければ~

・差し支えなければ~

・お手数ですが~

【お断りする場合】

・せっかくですが~

・申し訳ございませんが〜

・残念ながら〜

クッション言葉があるのとないのとでは、相手が受け取る印象が違います。必要なときに使えるようにしておくといいですね。

挨拶文や追伸を入れる

冒頭に挨拶文を入れたり、末尾に追伸を入れたりするのもおすすめです。

ビジネスメールでは業務に関する連絡ばかりになるため、どうしても機械的なやり取りになりやすいです。そこに心遣いを付け加えることで、より柔らかな雰囲気を作ることができます。

【挨拶文】

そよ風が心地よく、すっかり春らしい季節になりましたね。

秋も深まってきましたが、体調は崩されていませんか?

【追伸】

ご懐妊中とのことで、お身体の調子はいかがでしょうか?納期等、柔軟に対応しますので、どうぞご自愛くださいね。

御昇進おめでとうございます!今後の活躍を応援しています。

文章では特に敬語の使い方に注意しよう!

間違えて覚えている敬語はありませんでしたか?対面で会話するときにはあまり気にならない敬語の間違いでも、文章になると目に付くため、気になりやすいです。

ビジネスメールを含め、さまざまな文章を書くときには敬語の使い方に特に注意しましょう。敬語をマスターすれば、どんなシーンでもスマートな対応ができるはずです。

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