何かを書くとき、まったく文章が浮かばない人がいる一方で、文章は出てくるけどうまくまとまらない人もいます。
書いているあなたが自覚しないうちに、気付けば長文になっている…そんな経験はないでしょうか？
文章はあなたが思っているよりももっと簡潔にまとめられます。今回は文章のまとめ方のコツをご紹介しましょう。
文章が長くなる理由
インターネットやSNSで短い文章を読む機会が増えました。逆に本や新聞を読む機会が減り、現代人は「長文を読むこと」への耐性が弱くなっています。
伝えたい情報が多ければ文章が長くなるのは仕方ありません。しかしそうではなく、必要以上に文字数を消費している可能性もあるのです。
では、そもそも文章が長くなる理由とは何でしょうか？
内容が重複している
文章を書くことに慣れていない初心者ライターなどの場合は、自分では気付かないうちに内容が重複することがあります。
読者は鋭いので「これ、さっきも言ったよね？」と気付くのです。
1つのコンテンツの中に、同じ内容・似た内容が重複していると、文字数は多くても中身の薄っぺらいコンテンツだと判断されてしまいます。
もし同じことを繰り返し主張したいのなら、表現方法を変える、別の視点から見るなどして工夫しなければいけません。
回りくどい書き方になっている
回りくどい表現や書き方も文章が長くなる原因です。
例えば、よくあるのが次のような冗長な表現。
- 〜ということになります
- 〜だと言えるでしょう
どちらも「〜ます」「〜です」で簡潔にまとめられます。
接続詞の多用にも注意。実は接続詞を使わなくても意味が通る場合がほとんど。半分以下に減らせると考えても良いでしょう。
また「〜じゃないわけではない」などの二重否定も使わない方が読みやすいです。
回りくどいだけでなく、読者に誤解を与えてしまうこともあるので注意してください。
蛇足が多い
逆にベテランライターが陥りやすいのが、蛇足の多い文章です。「蛇足ですが」「ちなみに」「ところで」などから始まる余計な付け足しが、文章を長くしています。
書き手としては「これを伝えたら役に立つかも」「あれを言ったら面白いかも」と思っているかもしれません。しかし蛇足はあくまで蛇足にすぎず、無用なものです。文章の主テーマとは関係のないものは省いた方がスッキリすることは言うまでもありません。
長い文章のまとめ方のコツ
「どうしても文章が長くなってしまう」「規定の文字数を大幅にオーバーしてしまう」…そんな人は次のコツを押さえて、長い文章を簡潔にまとめましょう。
各見出しの要点だけを書き出す
文章の構成を考えるときに、各見出しの要点だけを書き出していきましょう。
文章全体が大きなテーマだとしたら、見出しは小さなテーマです。よって各見出しの要点はそれぞれ1つのみ。要点が2つ以上ある場合は、別の見出しとして追加します。
そうして出来上がった構成を見ると、見出しと要点を読むだけで何を伝えたいのかがわかるはずです。
要点の主張に必要な文章だけを肉付けする
構成から本文の執筆に進みます。最初に見出しと要点が揃っているので、あとはそれに沿って文章を書くだけ！
このとき、要点の主張に必要な文章だけを肉付けしていきましょう。例えば要点の解説と主張に必要な証拠や事例などです。それ以外のものはなるべく省きます。
見出しごとに要点を書き出す→必要な文章だけを肉付け
この流れで書くと文章は比較的スッキリするでしょう。
完成前の最終チェックで、回りくどい表現や蛇足がないかなどを確認するのも忘れずに！
ニュースの見出しを参考にする
文章の要点だけを的確に伝えている例として、ニュースの見出しがとても参考になります。
- 安田美沙子 切迫早産で緊急入院、さかご、帝王切開での第2子出産をインタビュー
- 西武「オンリーONE」チケット販売 ベンチで試合を見守ったレオぬいぐるみが特典
- 溺者からのお願い ペットボトルに水入れないでください クーラーボックス投げないでください
引用：Yahoo!ニュース
これらは3つともYahoo!ニュースの見出しです。見出しを見るだけで、どんな内容の記事かがわかりますよね。
必ずしもニュースのようなタイトルや見出しをつける必要はありませんが、要点の説明はこれくらい簡潔にして、多少の肉付けをすれば内容は十分伝わります。
まとめは「結びの言葉」で締める
文章の最後に「まとめ」を書く人も多いでしょう。実は終わりどころに悩みやすいのがこの「まとめ」なのです。
まとめで悩まないために、いくつか「結び」のパターンを決めておくことをおすすめします。結びとは、いわゆる締めの言葉です。
- 〇〇でお困りの人の助けになれば幸いです。
- ぜひ〇〇してみてください。
- 最後に〇〇していただけると嬉しいです。
- 加えて、〇〇するのも良いかもしれませんね。
- 〇〇していきましょう。
「結び」は最後の一文として文章を終わらせます。読者に考えさせたり、行動を促したりする言葉をかけてあげましょう。
国語で習った「要約」を書いてみよう！
自分の文章を簡潔にまとめるために、国語で習った「要約」を書いてみるのもおすすめです。文章のエッセンスだけを抜き出して要約してみると、本当はどれだけ文章をスッキリさせられるのかが掴めます。
要約の方法は次の通り。
- 文章全体を読み、大まかな内容を把握する。このとき、繰り返し出てくるキーワードはチェックしておく。
- 文章を見出しまたは段落ごとに分ける。見出しごとに、書き手が伝えたいポイントを箇条書きで抜き出す。
- 1でチェックしたキーワードと2で抜き出したポイントを組み合わせ、要約を作成する。
3000文字あった文章が、要約すると500文字程度になることも。そう、伝えたいことはたった500文字でも伝えられるのです。
それでも3000文字書くのは「読者の心を動かしたい」とか「しっかり内容を理解してほしい」といった理由です。要約だけで読者を感動させられませんよね。
このポイントを知っていると、文章の「必要十分な長さ」を意識できるでしょう。
以下は、例として本メディア『EDiT』の記事のまとめ部分を抜粋しましたので参考にしてみてください。
CMやドラマのロケ地にもなる株式会社ロースターのオフィス。このお洒落なオフィスが完成するまで、想像以上の労力と時間がかかっていました。様々な想いがこもっているからこそ、お洒落なオフィスは完成するんですね。オフィスをこだわると、外部からは会社の印象がアップし、内部は、社員達のモチベーションが上がるなど様々なメリットが出てきます。毎日出勤したくなるオフィスを作ってみて下さいね！
上位表示されているページには1万文字以上もあれば1000文字以下のページもあるため、文字数はSEO対策での指標にはならないかもしれません。
では、何を指標にすればいいのか？それは、実際にそのキーワードで検索し、上位サイトを見ればわかります。上位サイトはGoogleから高く評価されたもの。つまり、SEO対策の“正解”なのです。
どのようなコンテンツを作ればいいのかは、上位サイトから学びましょう。
テレワークにはテレワークに合わせた働き方を模索し、実施して更新していくと良いでしょう。オフィスの時と同じ働き方や考え方だとテレワークのメリットを上手く利用できません。ここで紹介した懸念点を解決して、生産性の上がる働き方を目指しましょう！
ビジネス場面での文章のまとめ方
ビジネスの場面では、データを文章に、文章をデータにまとめるシーンもたくさんあります。
最後に、ビジネス場面での文章のまとめ方も合わせて解説します。
レポートの最後のまとめ方
業務報告や調査報告などのレポートでは、最後に作成者の所感が求められます。
所感の部分にこれまでの内容を繰り返し書いてはいけません。報告部分を見ればわかるからです。最後のまとめには、自分の気持ちや課題、今後の展望を書くようにしましょう。
もしくは、データだけでは表せられない結論を書くのも良いでしょう。見たままではなく、自分なりの考察を入れた結論を書くことで上司から「しっかり考えている」と高い評価をもらえる場合もあります。
アンケート内容のまとめ方
アンケートを取ったらまとめ作業に入ります。アンケート結果のわかりやすいまとめを作るポイントは2つ。分類と結果の見やすさです。
分類とは、例えば男性か女性か、20代か50代かといった基本的な仕分けから、ポジティブな意見かネガティブな意見かなど、アンケートから見えてくる性質にも分けていきましょう。データマイニングツールを使うと作業がラクになるでしょう。
そしてアンケート結果は、文章でダラダラと長く説明してもわかりにくいため、見やすいように工夫します。グラフや表を利用するのはもちろん、分類別に箇条書きで並べるの良いでしょう。
文章をまとめる力を身に付けて物事の要点を押さえよう
文章を簡潔にまとめる力を身に付けていくと、どんな物事でも要点を押さえるクセができます。要点を押さえるとは、つまり物事の本質がわかるということです。
本質がわかれば他の無駄な要素に振り回されません。ビジネスからプライベートまで、「まとめる力」は役立つ力になるはずです。